Главная > Блог > Кабинет руководителя > Расписание руководителя: правила составления и методы планирования рабочего времени
7 марта 2024
1085
191
О чем речь? Расписание руководителя помогает организовать рабочий день, определить приоритетные задачи и эффективно использовать время для достижения поставленных целей. Основные приемы тайм-менеджмента – метод «Альпы», матрица Эйзенхауэра и АБВ-анализ.
На что обратить внимание? Руководитель должен оставить некоторую свободу в расписании для возможных непредвиденных обстоятельств. Рекомендуется предусмотреть резервное время в конце дня или включить подобные блоки до и после обеда.
Из этого материала вы узнаете:
Происхождение концепции тайм-менеджмента можно обнаружить во многих частях мира, начиная от Европы и заканчивая Азией. В переводе с английского языка термин «тайм-менеджмент» имеет буквальное значение «управление временем». Он отражает способность индивида эффективно распределять свои ресурсы времени для выполнения в предусмотренные сроки.
Благодаря использованию тайм-менеджмента, каждый специалист получает возможность повысить свою производительность и достичь качественных результатов. Главная цель тайм-менеджмента для высшего руководства заключается в оптимизации индивидуального графика работы.
Руководитель должен придерживаться следующих правил для успешного выполнения своих обязанностей:
Невзирая на принадлежность фирмы к отдельной отрасли и специфике ее деятельности, каждый руководитель подчиняется общему набору правил, которые помогают им эффективно распределить ресурсы на протяжении рабочего дня.
Для эффективного планирования рабочего дня необходимо соблюдать ряд правил, которых придерживаются крупные руководители во всех странах мира. Основа тайм-менеджмента для расписания работы руководителя:
Помимо рекомендаций исследователей, существует ряд подходов к организации времени, которые помогают структурировать день и повысить его эффективность. Существует свыше двадцати методов, но мы рассмотрим только те, которые были проверены на практике и признаны действенными.
Множество людей знакомо с разными подходами к тайм-менеджменту. Однако в этой статье мы рассмотрим наиболее продуктивные из них. Они применимы к любому руководителю независимо от размеров компании, используемых технологий и числа подчиненных.
Существует эффективная стратегия, которая поможет разбить крупные задачи на мелкие, аналогичные пошаговому восхождению на гору. Эта методика состоит из пяти стадий планирования расписание руководителя на неделю:
Основной проблемой этого подхода является то, что не каждый человек обладает навыком точного предсказания времени выполнения задачи. В связи с этим настоятельно рекомендуется не составлять график с делами на полный рабочий день. Желательно оставлять 40 % времени для неожиданных ситуаций и внеплановых обстоятельств.
Известная эффективная стратегия, разработанная одним из наиболее продуктивных и активных президентов Соединенных Штатов Америки – Дуайтом Эйзенхауэром. Его предложение заключается в создании структурированной схемы, согласно которой все дела должны быть размещены в таблицу, состоящую из четырех групп:
Матрица Эйзенхауэра в сочетании с принципом Парето и образовывают данную методику. Здесь выделяются три основные группы:
Составьте список дел, распределите их по степени важности и отметьте с помощью букв А, В и С.
Далее представлен пример расписания рабочего дня руководителя по матрице Эйзенхауэра.
А:
8:00–8:30. Планерка.
8:50–9:30. Прочесть почту e-mail.
9:40–10:20. Покупка билетов в командировку.
13:30–14:30. Обеденный перерыв.
16:00–17:00. Встреча с партнерами.
В:
10:30–11:20. Участие в вебинаре.
11:30–12:00. Знакомство с новыми участниками команды.
12:20–12:40. Разговор с партнерами.
С:
13:00–13:30. Покупка нового стола в рабочий кабинет.
14:40–15:00. Оценить изменения в работе сайта.
D:
Просмотр сериалов.
Читайте также
«Как выбрать удобное кресло для чтения и работы»Вы познакомились с примером расписания руководителя с помощью матрицы по методу Эйзенхауэра, но это не значит, что нужно придерживаться только ее. Вы можете выбрать другую систему управления временем. Отображайте выполненные задачи с помощью текстовых выделителей, галочек или прочих символов – используйте то, что вам удобно. Задачи из категории A обязаны быть завершены. Время между делами – это подушка безопасности, предназначенная для возможных трудностей.
Эффективное планирование рабочего расписания руководителя высшего уровня и менеджеров среднего звена является ключевым фактором в достижении всех поставленных целей и обеспечении качественных результатов.
Важнейшим аспектом в процессе планирования является правильное определение приоритетов. Менеджеры единогласно соглашаются с тем, что в первую очередь необходимо решать задачи, требующие немедленного внимания. Это и является приоритетными делами. К ним можно отнести заранее запланированные мероприятия или встречи, проходящие в определенный день в конкретное время.
Безответственность в планировании расписания – характерная ошибка множества менеджеров. Это отношение ведет к некорректному распределению времени и его недостатку в конечном итоге. Следствием такого расписания становятся проблемы в управлении бизнес-процессами, путаница в общей картине и сотни вопросов. Использование планирования без установления приоритетов невозможно вести в грамотном ключе.
Другая нестандартная проблема – это отсутствие эффективной коммуникации между работниками. Вся передаваемая информация должна быть зафиксирована (лучше всего в электронном формате). Это позволит сэкономить время и не потерять данные, сохранив их на определенном носителе.
Планирование имеет неразрывную связь с делегированием задач. Руководство высшего звена, несмотря на свой высокий статус, не в состоянии взять на себя все задачи, поскольку это чисто физически невозможно. Стресс, возникающий на основе завала дел, снижает производительность как генерального директора, так и его подчиненных, а также компании в общем. Следовательно, отдых имеет такое же значение, как и работа.
Мотивация играет важную роль в успешном управлении временем. Чем выше уровень мотивации, тем лучших результатов можно достичь. Руководство стремится улучшить финансовые показатели компании, а сотрудники преследуют цель удовлетворения своих денежных потребностей, достигая стратегических и краткосрочных целей.
Систематизировать свое рабочее время можно с помощью блокнотов-организаторов, специально предназначенных для планирования. Кроме того, можно воспользоваться приложениями, такими как todoist, trello, microsoft to-do, mylifeorganized, а также планировщиками задач. В интернете есть удобные календари от компаний Google и Yandex. Рекомендуется найти конкретно подходящий для вас вариант и ежедневно заполнять расписание.
Лидер может эффективно управлять огромным объемом работы, оптимизируя свое расписание, делегируя задачи своим подчиненным и определяя пределы своего времени. Более того, осознание важности отдыха и возобновления энергии также играет ключевую роль в успехе.
Лидер способен оценить эффективность личного расписания, анализируя достигнутые результаты, степень продуктивности и уровень решенных задач. Обладая способностью видеть детальную картину, он может вносить соответствующие изменения в свое расписание и методы работы с целью повышения эффективности.
Правильное составление графика и поддержание его руководителем играют важную роль в достижении высокой производительности, оптимальном использовании времени и эффективном управлении задачами. Верный график помогает обеспечить организованность, концентрацию и результативность в работе руководителя, что в итоге ведет к личному и организационному успеху.
Читайте также