15 марта 2024

Закупка мебели

956

Время чтения: 13 минут

Как купить мебель в офис: этапы и советы

Время чтения: 13 минут

Сохранить статью:

Как купить мебель? Если она нужна для дома, то выбирают магазин, рассматривают понравившиеся комплекты и оформляют покупку. В бизнесе это так не работает. На закупку офисной мебели может уйти несколько месяцев.

Что учесть? К покупке офисной мебели нужно подготовиться: прикинуть план помещения, варианты расстановки рабочих мест, учесть требования пожарной безопасности. Закупка крупной партии осуществляется напрямую у поставщика или через госзакупки. В любом случае нужно проверить продавца на добропорядочность.

Из этого материала вы узнаете:

Особенности офисной мебели
Подготовка к закупке мебели для офиса
Как купить мебель дешевле
Как проверить поставщика мебели
Этапы покупки мебели напрямую
Часто задаваемые вопросы о покупке мебели

Особенности офисной мебели

Конечно же, все и всегда обращают внимание на интерьер компании и, в частности, на мебель в офисе. Если она красиво смотрится, хорошего качества, то и с организацией клиенты охотнее будут иметь дело.

Ещё мебель непременно должна быть удобной, практичной, элегантной, эстетичной на вид. Это превратит офис в место, в котором хочется задержаться подольше. Поэтому не стремитесь экономить на мебели и старайтесь приобретать исключительно качественные экземпляры.

особенности офисной мебели

Вот какие задачи будут решены, если правильно подобрать и купить мебель:

Вы покажете своим сотрудникам, что цените и уважаете их. По тому, как оборудовано рабочее место, сразу видно отношение к персоналу. Качественная и удобная мебель говорит, что к людям тут проявляют большую заботу.
Психологическая атмосфера в коллективе станет приятнее. За удобной мебелью хочется работать, сотрудники чувствуют себя спокойно, в некоторой мере даже по-домашнему. Их самооценка повышается от осознания того, что руководство проявляет заботу. Есть, кстати, результаты исследований, подтверждающие, что в спокойной и непринужденной обстановке люди работают охотнее, активнее, увереннее, с большей самоотдачей и достигают лучших результатов.
Обстановка имеет большое значение и для клиентов. Меблировка офиса, общая обстановка – это то, что сразу бросается в глаза. И лишь потом уже посетители смотрят на персонал и его действия. По качественной мебели видны статус компании, её уровень и в целом благополучие.

Подготовка к закупке мебели для офиса

План помещения

Изначально следует продумать, сколько вам нужно рабочих мест и какая именно мебель для этого понадобится. Если речь идет о больших площадях, то есть смысл обратиться к специалистам, например, к самим мебельным поставщикам. Они грамотно расчертят план офиса. Имейте в виду, что это очень важный момент, от которого потом будет зависеть работа всех ваших сотрудников.

Читайте также

«Какой стул выбрать: требования, конструкция, материалы»

Подробнее

Распределите местоположение отделов, рецепции, кабинета директора, бухгалтерии, комнаты для переговоров, для системных администраторов, серверной и прочих рабочих мест для персонала. Кроме того, понадобится что-то вроде гардеробной, где можно будет оставлять верхнюю одежду.

Подумайте, нужна ли кухня, комната отдыха. Возможно, имеет смысл некоторые моменты решать с руководителями разных отделов, чтобы они располагались близко друг к другу, если их функции схожи или пересекаются.

К примеру, рядом с кабинетом директора должна быть приемная, а поблизости – бухгалтерия. Место для серверной обсудите с системным администратором.

Расположение рабочих столов для персонала

Самые простые формы столов – прямые и угловые. Хорошо бы продумать всё так, чтобы сделать рабочее пространство просторным и комфортным. Практикуются так называемые «рабочие станции», столы, сдвинутые таким образом, чтобы сэкономить офисную площадь и обеспечить сотрудникам, обязанности которых переплетаются, максимально комфортную обстановку для своей деятельности.

расположение рабочих столов для персонала

Какую мебель можно купить с учетом функций сотрудника? Где-то понадобятся тумбы, стеллажи для документации, полки, офисные шкафы, возможно, перегородки. Нередко для расширения рабочей зоны столы доукомплектовывают специальными приставными элементами.

Новую мебель можно купить стандартную, а можно заказать индивидуально под свой офис. Конечно же, в последнем случае придется потратиться на 25-30 % больше.

Соответствие правилам пожарной безопасности

Тут есть правила, связанные именно с меблировкой офиса. Во-первых, она должна быть такой, чтобы было достаточно пространства для экстренной эвакуации людей при пожаре. Не допускается загромождение или перекрывание мебелью прохода к запасному выходу (если таковой имеется).

Читайте также

«Какие диваны самые качественные: виды и критерии выбора»

Подробнее

Есть отдельные требования и к архивным стеллажам (касательно материалов изготовления, расстояния по высоте до светильников, от пола до нижней полки и т. п.). Заранее всё это узнайте, прежде чем купить такую мебель.

Как купить мебель дешевле

Если мебели для офиса вам требуется довольно много, то есть смысл постараться купить ее дешевле, чем в магазине. Как это можно сделать? Объявите тендер, подготовьте техническое задание и разошлите разным компаниям письма с приглашением к участию. Приложите план офиса, укажите размеры, количество рабочих мест, сроки, пожелания по цветам и т. д.

Пусть представители от разных фирм придут в офис (только не одновременно), осмотрятся, так сказать, на месте, предложат свои варианты. Разумеется, они должны быть представлены в письменной форме.

как купить мебель дешевле

Тут вот что важно: приглашать поучаствовать в тендере следует именно производителей мебели, тех, кто сами занимаются её изготовлением и прямыми поставками. Если это будут магазины или мебельные салоны, то в любом случае вам придется им платить за посредничество, а это как минимум плюс 20-30 % к цене самой мебели.

Вот о чем обязательно нужно спросить у поставщиков:

Возможны ли дополнительные скидки.
Кто делает ДСП, МДФ, фурнитуру, и поинтересуйтесь, есть ли сертификаты качества на эту продукцию.
Каковы сроки поставок.
Включены ли в названую цену доставка, сборка.
Какие предусмотрены гарантийные сроки и вообще условия по гарантии.

Как проверить поставщика мебели

Найдите интересующих поставщиков в специальных сервисах и изучите там информацию о них

Не спешите обращаться наугад к любым поставщикам, поинтересуйтесь их репутацией. Для этого существуют сервисы, пользоваться которыми очень просто. Система выдаст набор данных о любой интересующей вас компании: юридическую информацию, бухгалтерские отчеты, долги по налоговым выплатам, наличие судебных разбирательств и т. п.

Читайте также

«Как выбрать удобное кресло для чтения и работы»

Подробнее

В поисковую строку можно внести ИНН, ОГРН либо название фирмы. Основная информация сразу отобразится в появившемся окне. За получение расширенных отчетов придется заплатить. К примеру, 500 проверок (срок их проведения ограничен неделей) в сервисе FEK.RU будут стоить вам 990 рублей. А использование в течение года сервиса Rusprofile.ru обойдется в 4000 рублей.

Созвонитесь с подходящими поставщиками

Не возлагайте больших надежд на электронную переписку, вы для получателя будете неизвестным отправителем, поэтому ваши письма могут улететь в спам, затеряться, либо на них просто не обратят внимания и, конечно же, не ответят. Лучше всего сразу звонить по телефону.

созвонитесь с подходящими поставщиками

Итак, ваша цель – купить недорогую мебель, поэтому для начала просто попросите прайс и описание условий закупки. Обычно менеджеры сразу готовы выслать коммерческое предложение с ответами на частые вопросы. Там будет информация о размере минимальной партии, условиях доставки, сертификатах.

А затем уже уточняйте конкретные детали:

Договаривайтесь о скидках и прочих бонусах. Намекните, что конкуренты готовы вам их предоставить, ведь вы уже ознакомились с их предложениями.
Поинтересуйтесь, возможна ли отсрочка платежей и на каких условиях.
Узнайте, есть ли у поставщика какая-то рекламная продукция (постеры, каталоги).

Проведите сравнительный анализ поставщиков

Итак, вы созвонились с несколькими поставщиками, теперь нужно сравнить их и выбрать тех, кто предлагает наиболее выгодные условия.

Читайте также

«Переговорная комната в офисе и ее обустройство»

Подробнее

Вот на что тут нужно смотреть, чтобы купить качественную мебель:

Ценовая линейка.
Если будете заказывать мебель индивидуально, то уточните, в какие сроки вам ее изготовят.
Условия доставки (расценки, скорость).
Качественные характеристики (узнайте по отзывам, они в Интернете всегда есть).
Минимум закупочной партии.
Насколько ответственен и пунктуален поставщик, удобно ли с ним работать (это спросите у тех, кто уже сотрудничал с данной фирмой).

Этапы покупки мебели напрямую

Последовательность действий здесь следующая:

Выезд специалиста к вам в офис

Это необходимо в случае, если вы нуждаетесь в консультации эксперта. Тут достаточно одного визита: специалист всё измерит, предложит образцы материалов и каталоги продукции, разъяснит непонятные моменты. Собственно, это будет услуга «офис под ключ».

Подготовка дизайн-проекта

Дизайн проект необходим, чтобы купить не просто хорошую, но и выдержанную в единой стилистике мебель. Наглядное представление о будущем офисе вам дадут эскиз и 3D-макет (всё это обычно есть в составе дизайн-проекта).

подготовка дизайн-проекта

Непосредственно покупка и проведение оплаты

Купить мебель можно в интернет-магазине либо обратиться в салон поставщика, рассчитаться – наличными, картой. Либо можно оплатить безналом, если работаете как юрлицо (тогда вам должны выставить счет и предоставить реквизиты для перевода денег).

Доставка, монтаж

Оговорите время и адрес доставки. На это уйдет от одного до четырех дней (в договоре прописано точно, сколько именно), зависит от того, где расположен ваш офис. Узнайте, существует ли экспресс-доставка (если вам это необходимо). Сборку обычно делают либо в день доставки, либо на следующий.

Часто задаваемые вопросы о покупке мебели

Как получить скидку на покупку мебели?

Хорошие скидки и выгодные распродажи обычно бывают к концу сезона. Максимально выгодно совершать покупки в рождественские каникулы, в конце лета и в начале осени. Купить хорошую, недорогую мебель можно на «Чёрных пятницах» (распродажи международного масштаба, проходят в конце ноября). Только заранее подберите подходящую мебель и следите, как меняется цена (чтобы не хватать в ажиотаже всё подряд).

Рассматривать ли б/у мебель или лучше купить непременно новую?

Если у вас стартап, то бывшая в употреблении мебель за умеренную цену, возможно, как раз то, что нужно. Эстетику отодвиньте на второй план, если главное – скорее запуститься. Если же речь идет о серьезной компании с уже сложившейся репутацией, экономить и покупать подержанную мебель не стоит.

Продается ли мебель в лизинг?

В некоторых магазинах – да. И если хочется обустроить красивый интерьер, а денег у вас немного, то рассмотрите данный вариант. Лизинг – это когда вы по договору берете мебель в длительную аренду и потом можете её выкупить. При этом получаете определенные налоговые выгоды и рассчитываетесь с продавцом постепенно, выплачивая каждый месяц комфортные для вас суммы.

Таким образом, есть разные варианты купить мебель для офиса, причем вполне качественную и с хорошими скидками. Нужно только изучить рынок и выбрать для себя наиболее выгодные предложения.

Вам может понравиться

B-TONE

Кабинеты руководителя

от 134 798 ₽

Подробнее

DANTE

Кабинеты руководителя

от 213 401 ₽

Подробнее

DUCATI

Кабинеты руководителя

от 622 595 ₽

Подробнее

ERA

Кабинеты руководителя

от 138 359 ₽

Подробнее

LINE

Кабинеты руководителя

от 268 108 ₽

Подробнее

LIVERPOOL

Кабинеты руководителя

от 159 150 ₽

Подробнее

MORRIS

Кабинеты руководителя

от 31 414 ₽

Подробнее

ONIX WOOD DIRECT

Кабинеты руководителя

от 34 765 ₽

Подробнее

TIME.S

Кабинеты руководителя

от 58 274 ₽

Подробнее

YALTA

Кабинеты руководителя

от 17 486 ₽

Подробнее

ZENN

Кабинеты руководителя

от 28 180 ₽

Подробнее

ALTA

Мебель для персонала

от 17 906 ₽

Подробнее

ARREDO

Мебель для персонала

от 20 323 ₽

Подробнее

AVANCE

Мебель для персонала

от 9 014 ₽

Подробнее

ESTETICA

Мебель для персонала

от 17 511 ₽

Подробнее

IMAGO-MOBILE

Мебель для персонала

от 25 599 ₽

Подробнее

LOFTIS

Мебель для персонала

от 15 909 ₽

Подробнее

PUBLIC COMFORT

Мебель для персонала

от 8 116 ₽

Подробнее

STYLE

Мебель для персонала

от 6 120 ₽

Подробнее

XTEN

Мебель для персонала

от 8 408 ₽

Подробнее

3 лайфхака, как выбрать лучшую офисную мебель и сэкономить
до 50% бюджета

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели

Офис — это своеобразная визитная карточка компании. Поэтому офисный интерьер должен быть солидным, респектабельным, функциональным и практичным. Но обязан ли он при этом быть дорогим? Вовсе нет: существует множество способов сэкономить при покупке офисной мебели.

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили подборку полезных документов. С её помощью можно не только сэкономить, но и обустроить красивый и уютный офис. И да, это бесплатно!

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели