12 февраля 2024

Закупка мебели

975

Время чтения: 13 минут

Документы участника закупок: как не ошибиться

118

Время чтения: 13 минут

Сохранить статью:

О чем речь? Документы участника закупок составляют пакет, который позволяет конкурсанту пройти отбор. Их предоставляют организаторам по определенному перечню. Основное условие – в бумагах должна быть только достоверная информация, ошибки не допускаются.

Зачем нужны? Документы информируют организаторов о соответствии участника всем требованиям, подтверждают квалификацию и другие данные. Также они содержат предложение в отношении объекта закупки. Пакет документов для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ несколько различается.

Из этого материала вы узнаете:

Условия участия в закупках
Декларация соответствия участника закупок
Документ о принадлежности участника закупок к СМП или СОНО
Справка об отсутствии задолженности по налогам участника закупок
Документы для подтверждения квалификации участника закупок

Лицензия на ведение деятельности участника закупок
Предложение о поставке и документы на товар
Банковская (независимая) гарантия участника закупок
Ошибки при подаче документов участником закупок
Часто задаваемые вопросы о документах участника закупок

Условия участия в закупках

Для работы государственным учреждениям часто бывают нужны разнообразные товары. К ним относятся мебель, канцелярские принадлежности, электроэнергия и пр. Индивидуальные предприниматели или частные организации, которые предоставляют услуги и товары – это поставщики, а государственные органы – заказчики. Государственные закупки – система, через которую происходит взаимодействие между госорганами и поставщиками товаров и услуг.

документы участника закупок

Муниципалитеты и государственные заведения не могут выбирать поставщиков только на основе собственных предпочтений и пожеланий. Поставщики определяются в соответствии с законом о государственных закупках № 44-ФЗ. Заказчик организовывает аукцион или тендер, в котором побеждает лучший поставщик.

Очень важно, чтобы товары или услуги были востребованными государственными заказчиками. Для участия в государственном аукционе нужно собрать ряд документов, список которых регламентирован.

Если ценовое предложение участника тендера не учитывать, то заявка на состязание в конкурентной процедуре состоит из основных элементов: информации об участнике мероприятия и его предложении по объекту закупки. Именно последний элемент обычно привлекает наибольшее внимание, но, как показывает практика, комиссия заказчика часто даже не упоминается при предложении участника по объекту закупки, поскольку делают вывод о том, что сам участник тендера не соответствует требованиям, которые установлены в извещении.

Для фигурирования в государственном тендере потенциальные участники закупки должны предоставить организатору список конкретных документов, в соответствии с которыми они будут отобраны для участия в закупке.

Декларация соответствия участника закупок

Декларация – это документ, подтверждающий, что

компания не находится в процессе ликвидации;
организация не прекращала свою деятельность;
отсутствие задолженности по налогам и сборам в бюджет РФ (полный перечень содержится в статье 31, часть 1 закона 44-ФЗ).

Только при бумажных операциях необходимо заполнить декларацию в соответствии с законом 44-ФЗ и подать ее в составе заявки. Заказчик может самостоятельно создать форму такой декларации в документах: в этом случае она должна быть заполнена и отправлена в составе заявки. С 1 июля 2018 года часть 1 статьи 31 дополнена новым пунктом 11: «Отсутствуют ограничения для участия в закупках, установленных законодательством Российской Федерации». Обратите внимание, что это не обязательно соблюдать при проведении бумажных процедур.

Читайте также

«Как правильно проводить закупки: законодательство, условия участия, требования к участникам»

Подробнее

Если закупка проводится в электронном формате, то декларация соответствия оформляется с помощью инструментов ЭТП, через которую проходит закупка. Сама площадка предоставляет такой документ о соответствии всем применимым требованиям, а поставщик подписывает его с помощью электронной подписи.

Закон №223-ФЗ не содержит перечень необходимых документов, а наличие и формат определяется самим заказчиком. Необходимо ориентироваться на документацию и положение о закупке.

При составлении декларации участник не обязан прикладывать подтверждающие документы. Но если их добавить, это станет дополнительным плюсом, но заказчик не может отклонить заявку, если в ней нет подтверждающих бумаг. Если же такое случилось, необходимо подать жалобу в ФАС.

декларация соответствия участника закупок

Участник обязан соответствовать своей декларации. Если будут противоречия, а контракт уже заключен, то заказчик должен его расторгнуть.

Документ о принадлежности участника закупок к СМП или СОНО

Исходя из закона 44-ФЗ, некоторые виды закупок могут осуществляться только для СОНО (социально-ориентированных некоммерческих организаций) и СМП (субъектов малого предпринимательства). В тендерах разрешено принимать участие, как представителям малого, так и среднего бизнеса, это указано в законе 223-ФЗ.

Предприниматели, желающие участвовать в таких закупках, должны предоставить декларацию, подтверждающую, что они относятся к определенному классу бизнеса.

Читайте также

«Закупка мебели по 44-ФЗ: особенности, ограничения, запреты»

Подробнее

Критерии СМП и ИП и организаций:

Численность работников (средняя) за предыдущий год, количество человек:
- средний бизнес – 101-250 человек;
- малый бизнес – до 100 человек.
Заработок от реализации услуг/работ/товаров (без НДС), млн рублей:
- средний бизнес – до 800 млн. рублей;
- малый бизнес – до 120 млн. рублей.

Для юридических лиц доля участия третьих лиц в уставном капитале не может превышать 49 %.

Закон не подразумевает проверку сведений в декларации, но участники торгов имеют право добровольно предоставить информацию о среднесписочной численности работников и бухгалтерский баланс по форме №2. Подтвердить членство в СОНО можно, предоставив соответствующую информацию в декларации (в любой форме).

При торгах по 223-ФЗ заказчик добавляет в положения о закупке только заверенную форму декларации о том, что он принадлежит к СМП.

Справка об отсутствии задолженности по налогам участника закупок

Даже если есть задолженность, то все равно возможно участвовать в процессе государственных закупок, однако, важно соблюдать определенные правила. Сумма долга не может быть выше 1/4; балансовой стоимости активов за крайний отчетный период.

Во время торгов в соответствии 44-ФЗ от участников не требуется подтверждение отсутствия долгов, достаточно предоставить декларацию соответствия. В соответствии 223-ФЗ заказчик имеет право запросить справку об отсутствии задолженности. Ее можно получить, направив запрос (в цифровом или бумажном виде) в Федеральную налоговую службу.

Документы для подтверждения квалификации участника закупок

Документы, подтверждающие квалификацию участника, требуются не для каждой закупки. Это относится только к высокотехнологичным, дорогостоящим и ответственным конкурсам. Если такая информация нужна для участия, то прилагаемые документы должны быть заранее опубликованы (до подачи участником тендера) на ЭТП, где будет проходить тендер.

документы для подтверждения квалификации участника закупок

Поставщики подтверждают свою квалификацию в таких случаях, как:

Закупки с дополнительными требованиями в соответствии с Постановлением Правительства № 2571 от 29.12.2021 года

В перечне Постановления указаны определенные виды деятельности, которые правительство считает наиболее сложными и очень важными. К ним относятся: сохранность объектов культурного наследия, подготовка проектной документации и детский отдых. Для участия в таких тендерах участник должен заранее подтвердить свою квалификацию и опыт.

Перечень документов, которые необходимо предварительно загрузить на ЭТП, приведен в приложении к постановлению. Например, для организации питания в школах и больницах требуются следующие документы:

копия исполненного договора на сумму не меньше 20 % от НМЦ текущей закупки;
копия акта приема-передачи по исполненному контракту.

Случаи, когда в тендерах требуется подтверждение опыта работы

В определенных случаях опыт может играть главную роль во время закупок, так как он может использоваться заказчиками, как один из критериев оценки участников.

Положения 44-ФЗ не содержат перечень документов, которые участники закупки должны предоставить вместе с заявкой на участие в тендере для подтверждения опыта работы. Заказчик может сам определить такой перечень, например, попросить поставщика предъявить только те контракты, которые заключены в соответствии с 44-ФЗ.

Однако даже если квалификация и опыт работы включены в критерии оценки, участники закупки могут не предоставлять необходимые документы, а заказчик не может отклонить заявку только на основании их отсутствия. В этом случае поставщик получает 0 баллов по данному критерию.

Если требования заказчика кажутся вам чрезмерными, то следует обратиться за профессиональной помощью.

случаи, когда в тендерах требуется подтверждение опыта работы

Универсальная предквалификация

Для конкурентных закупок, где НМЦК составляет более 20 миллионов рублей, заказчик требует, чтобы участник до подачи заявки имел трехлетний опыт исполнения контрактов по 44-ФЗ. Стоимость исполненного контракта должна составлять не меньше 20 % от НМЦК, а в случае начисления неустойки, она должна быть уплачена. Предмет закупки не имеет значения. Данное положение применяется, если дополнительные требования, предусмотренные ПП №2571, не применялись к участникам закупки.

Читайте также

«Как обустроить кабинет: настраиваем свет и выбираем мебель для эффективной работы»

Подробнее

К заявке должны быть приложены подтверждающий контракт и акт приема-передачи. Если эти документы не будут загружены, то участника не допустят до участия в тендере.

Лицензия на ведение деятельности участника закупок

В соответствии с законодательством, для осуществления некоторых видов деятельности требуется лицензия. Перечень видов деятельности, для которых требуется данный документ, содержится в статье 12 Федерального закона № 99 от 4 мая 2011 года. При выдаче лицензии поставщику направляется уведомление на бумажном носителе или в электронном виде с цифровой подписью, а сведения о ней вносятся в государственный реестр, где любой человек может проверить ее действия по номеру.

При отсутствии лицензии заявка может быть отклонена (письмо Минфина России от 25 марта 2022 года №24 06 06/24120).

Как же все-таки правильно подтвердить наличие лицензии, ФАС и Минэкономразвития не сошлись во мнениях (письмо Минэкономразвития от 25 августа 2023 года № ОГ Д24 7294, письмо ФАС № ДФ/46829/23). Минэкономразвития считает, что достаточно записей в реестре лицензий, а ФАС утверждает, что для того, чтобы подтвердить ее наличие достаточно выписки из реестра лицензий или копии решения о выданной лицензии. Во избежание отказа советуют следовать рекомендациям обеих организаций. То есть информация о наличии лицензии должна быть четко указана в заявке, а к ней необходимо приложить подтверждающие документы.

Предложение о поставке и документы на товар

Документы и информация, относящиеся к товару, указываются в соответствии с общими правилами, предусмотренными закупочной документацией (подп. «а» и «б» пункта 2 части 1 статьи 43 закона № 44-ФЗ):

характеристики товаров;
товарные знаки (при необходимости);
соответствие правилам национального режима;
страна происхождения в соответствии с ОКСМ;
эскизы и образцы.

Если заказчик прилагает к извещению проектно-сметную документацию, заявка может не включать в себя характеристики поставляемого товара.

Если нужно подтвердить страну происхождения продукцию, к заявке необходимо приложить документы о стране-производителе.

Банковская (независимая) гарантия участника закупок

Банковская или независимая гарантии являются способом обеспечения участия в торгах (статья 44 Федерального закона 44-ФЗ). Ее должны выдавать банки из перечня, который утвержден правительством, корпорацией «ВЭБ. РФ», фондами содействия кредитованию и Евразийским банком (часть 1 статьи 45 Федерального закона 44-ФЗ, Постановление Правительства от 20 декабря 2021 года №2369). Для получения более подробной информации об оформлении гарантий, можно проконсультироваться со специалистами.

банковская гарантия участника закупок

Поставщик обязан предоставить заказчику реестровый номер независимой гарантии для подтверждения ее существования. Заказчик сам может проверить ее подлинность и соответствие условиям закупки.

В случае применения антидемпинговых мер требуется увеличенное обеспечение. Такие меры принимаются тогда, когда участник торгов снижает свою заявку на 25 % и более и сумма тендера не может быть изменена подтверждением его добросовестности (часть 1, 2 статья 37 закона № 44-ФЗ).

Если заказчик проводит тендер с обеспечением, а поставщик его не предоставляет, то заявка отклоняется (статья 44 закона № 44-ФЗ).

Ошибки при подаче документов участником закупок

Самоидентификация в первой части заявки

Одна из самых распространенных ошибок у новичков. Не все понимают правила составления заявки, поэтому название компании и другие идентифицирующая информация часто включается в первую, открытую часть.

Для того чтобы избежать такой ошибки, стоит уяснить следующее:

В первой части формы заявки должны быть указаны только конкурентные предложения. Характеристики товара, чертежи или фотографии, страна происхождения и другие преимущества, которые будут интересны заказчику. Любую информацию идентификационного типа указывать запрещено.
Вторая часть заявки является закрытой. Заказчик сможет ее увидеть только в том случае, если вы будете участвовать в самой процедуре. В этой части содержится информация о поставщике. Название организации, торговая марка, контактные данные и другое.

Неверная информация о стране происхождения товара

Это еще одна ошибка, которая распространена у новичков. Ее часто не учитывают при подготовке заявки и, как и в первом случае, из-за этого запрос отклоняют.

Тот же результат будет, если вы укажете страну происхождения неверно. Например, вместо «Российская Федерация», вы написали «РФ» или же допустили орфографическую ошибку.

неверная информация о стране происхождения товара

Необходимо запомнить:

Информация о стране происхождения требуется почти в 100 % случаев поставки товаров. Национальный режим действует не для галочки. Поэтому указание этих данных является обязательным пунктом в первой части заявки.
В соответствии с условиями национального режима приоритет отдается поставщикам, предлагающим продукцию российского производства или из стран ЕАЭС.
Для указания названия страны существуют «правильные» и «неправильные» варианты. Если в заявке будет указан второй вариант, то ее отклонят.

Неверно заполненная техническая часть

Этот пункт, пожалуй, самый сложный для освоения. Существует множество технических показателей, а способ их заполнения у всех разный.

Помимо того, здесь играет роль фактор внимательности. Нередко поставщики упускают один или несколько пунктов при сравнении требуемых параметров с теми, которые встречаются в уже существующих продуктах. Результатом такой небрежности становится отказ от продукта на том основании, что он не соответствует требованиям заказчика.

Читайте также

«Оснащение офиса: зонирование, меблировка, размещение»

Подробнее

Взять на усиленный контроль:

инструкцию по различным интерпретациям определенных терминов/параметров;
оформление показателей товара, который будет поставляться;
соответствие тех самых параметров требованиям заказчика;
проверка наличия товара с требуемыми характеристиками.

Отсутствие информации о компании в реестре СМП при участии в тендере среди СМП

Это распространенная ошибка, которую допускают компании, начинающие участвовать в закупках малых предприятий. Для участия в таких тендерах информация о компании уже должна быть внесена в соответствующий реестр.

Проблема заключается в том, что многие организации объявляют себя принадлежащими к СМП сразу же после подачи заявки на участие. В этом случае им приходит отказ, так как определенную информацию о компании еще не внесли в реестр.

Отсутствие необходимых сведений во второй части заявки

Последняя ошибка встречается реже, но она тоже есть в этом списке. Некоторые поставщики не указывают свою карточку или часть информации о себе во второй части заявки, исходя из того, что в ЕИС и на ЭТП уже есть эти сведения.

Ошибки во втором разделе опасны. Если поставщику отклоняют тендер 3 раза в течение трех месяцев на одной и той же площадке, то ему не возвращают обеспечение заявки.

Часто задаваемые вопросы о документах участника закупок

Какие документы необходимы для того, чтобы зарегистрировать участника закупок в ЕИС?

Документы, необходимые для регистрации в ЕИС нужны следующие: скан Устава и решения о крупной сделке для юридических лиц и паспорт (все страницы) для физических лиц и ИП.

Какая электронная подпись нужна для документов в торгах и закупках?

В соответствии с требованиями Федерального закона № 44 от 5 апреля 2013 года, документы могут передаваться только с использованием квалифицированной электронной цифровой подписи. Она равносильна собственноручной подписи и подтверждается сертификатом, выданным аккредитованным удостоверяющим центром.

какая электронная подпись нужна для документов в торгах и закупках

Хотя закон № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года не устанавливает никаких требований к типу подписи, ЭТП обычно предпочитают квалифицированную.

Может ли компания участвовать в тендере, если она предоставит сертификат, который выдан другой компании, например, производителю?

Организация не может участвовать в государственных закупках, если она предоставит сертификат, выданный другой фирме. По закону в закупках могут принимать участие не только производители товаров. В требованиях к заявкам не указано, что сертификат должен быть именно на имя участника тендера, но порядок их выдачи участникам и производителям различный.

Компания может предоставить сертификат СТ-1, который оформлен на участника закупки. В нем содержится информация о заказчике и об объекте закупки, и он истекает после окончания сделки. Производитель товара предоставляет сертификат СТ-1, который выдан на его имя. Подробности приведены в постановлении арбитражного суда Волго-Вятского округа от 16 мая 2019 года № А43-30255/2018.

Очень большую роль для участника закупок играет пакет документов. Поэтому стоит уделить этому вопросу особое внимание, особенно если вы участвуете в тендере первый раз. Закупки и так не простая задача, а ошибки, которые вы можете сделать при подаче документов, могут свести на нет все ваши усилия.

Вам может понравиться

B-TONE

Кабинеты руководителя

от 134 798 ₽

Подробнее

DANTE

Кабинеты руководителя

от 213 401 ₽

Подробнее

DUCATI

Кабинеты руководителя

от 622 595 ₽

Подробнее

ERA

Кабинеты руководителя

от 138 359 ₽

Подробнее

LINE

Кабинеты руководителя

от 268 108 ₽

Подробнее

LIVERPOOL

Кабинеты руководителя

от 159 150 ₽

Подробнее

MORRIS

Кабинеты руководителя

от 31 414 ₽

Подробнее

ONIX WOOD DIRECT

Кабинеты руководителя

от 34 765 ₽

Подробнее

TIME.S

Кабинеты руководителя

от 58 274 ₽

Подробнее

YALTA

Кабинеты руководителя

от 17 486 ₽

Подробнее

ZENN

Кабинеты руководителя

от 28 180 ₽

Подробнее

ALTA

Мебель для персонала

от 17 906 ₽

Подробнее

ARREDO

Мебель для персонала

от 20 323 ₽

Подробнее

AVANCE

Мебель для персонала

от 9 014 ₽

Подробнее

ESTETICA

Мебель для персонала

от 17 511 ₽

Подробнее

IMAGO-MOBILE

Мебель для персонала

от 25 599 ₽

Подробнее

LOFTIS

Мебель для персонала

от 15 909 ₽

Подробнее

PUBLIC COMFORT

Мебель для персонала

от 8 116 ₽

Подробнее

STYLE

Мебель для персонала

от 6 120 ₽

Подробнее

XTEN

Мебель для персонала

от 8 408 ₽

Подробнее

3 лайфхака, как выбрать лучшую офисную мебель и сэкономить
до 50% бюджета

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели

Офис — это своеобразная визитная карточка компании. Поэтому офисный интерьер должен быть солидным, респектабельным, функциональным и практичным. Но обязан ли он при этом быть дорогим? Вовсе нет: существует множество способов сэкономить при покупке офисной мебели.

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили подборку полезных документов. С её помощью можно не только сэкономить, но и обустроить красивый и уютный офис. И да, это бесплатно!

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели