Главная > Блог > Закупка мебели > Как правильно проводить закупки
30 января 2024
1024
429
Как проводить закупки? Вопрос, актуальный не только для новичков. Даже те, кто уже участвовал в них, могут не учесть нововведения и изменения в законодательстве. Соблюдение требований при этом увеличивает шансы стать поставщиком.
В чем сложности? Закупки проводятся в основном по законам 44-ФЗ и 223-ФЗ. Обычно они проходят на электронных площадках. Подготовка к участию требует особой внимательности. Любая ошибка может привести к отказу.
Из этого материала вы узнаете:
Компании, полностью или частично являющиеся собственностью государства, обязаны закупать работы, товары, услуги через проведение конкурсов. Практически любые сфера и регион с этим сталкиваются. Средства на закупки предусмотрены в бюджете, а малому бизнесу предлагаются квоты, благодаря которым предприниматели получают возможность расширить свое дело.
Заказчик может использовать разные способы размещения закупок, они зависят от параметров отбора поставщика. Также определенные товары можно приобретать только по аукциону.
Закупка – форма размещения заявки на поставку продукции или услуг. Заказчик осуществляет ее с применением конкурентных или не соперничающих методов выбора контрагентов.
В зависимости от заказчиков выделяют три группы закупок:
Они проводятся всеми бюджетными государственными или муниципальными организациями. Правила проведения закупок устанавливает правительство. Заказчик публикует план, согласно которому поставщик заблаговременно планирует свою работу. Когда появляется публикация извещения о закупке или заказчик приглашает участников, то они отправляют заявки.
Победитель определяется по определенным критериям (квалификация, цена, опыт и другие) либо по минимальной цене. Закупка считается завершенной, когда подписывается контракт, все стороны исполняют свои обязательства, а исполнителю выплачиваются деньги.
В них участвуют:
Они проводятся бизнес-организациями. Заказчики сами выставляют требования к поставщикам и устанавливают нормы закупок. Аукционы и конкурсы регламентирует Гражданский кодекс РФ.
Свою деятельность лучше начинать с участия в торгах по 44-ФЗ, когда организации используют конкурентные способы — запросы котировок и другие. Большая часть закупок по 223-ФЗ проводятся заказчиками у одного поставщика без борьбы через подрядчика, которого они выбирают самостоятельно.
Главными участниками госзакупок являются заказчики и поставщики (подрядчики). В роли первых выступают муниципальные или государственные бюджетные организации, а в виде вторых — юридические или физические лица, включая индивидуальных предпринимателей.
В законе № 44-ФЗ приведен перечень требований к поставщикам:
Документ определяет, как правильно проводить закупки по 44-ФЗ только для тех процедур, которые ведут муниципальные организации, государственные органы власти с использованием бюджетных средств.
Если госучреждения, компании с государственным участием или субъекты естественных монополий делают закупки из своих средств, то это регулируется Федеральным законом № 223-ФЗ от 18.07.2011 года.
Закон № 44-ФЗ не регламентирует:
223-ФЗ регламентирует закупки отдельных юридических лиц, а закон № 44-ФЗ регулирует процесс снабжения государственных учреждений и органов власти. Часть 2 статьи 1 закона № 223-ФЗ упорядочивает работу:
Кроме этого, следует принимать во внимание последние изменения в закупках:
Если продукция закупается для потребностей специальной военной операции, мобилизации и подготовки, то запрет на них не применяется (с 11 октября 2022 года).
Изменения содержатся в подпункте «ж» Постановления № 616 и определяются Постановлением 1745, предписывающим субъектам и муниципалитетам закупать товары для обеспечения мобилизации за счет своих средств по заявкам от Министерства обороны РФ. К таким изделиям относятся запчасти, продукты, обмундирование, лекарства, радиоэлектроника, средства личной гигиены и другие.
С 01.12.2022 года вступил в действие закон № 255-ФЗ «О контроле за деятельностью лиц, находящихся под иностранным влиянием», согласно которому лица, входящие в реестр иноагентов Министерства юстиции РФ, не могут участвовать в закупках по 223-ФЗ и 44-ФЗ. Это могут быть физические, юридические лица, общественные организации.
Во время торгов заказчику необходимо отклонить заявку такого участника или отстранить его, а если контракт уже заключен, то в одностороннем порядке его расторгнуть. Проверять, имеет ли участник статус иноагента, он обязан сам.
С 01.01.2023 года действует Постановление № 1224, согласно которому заказчик должен в техническом задании указывать требования к объему вторичного сырья, применяемого при производстве некоторой продукции — тротуарной плитки, удобрений, грунта, бумаги, контейнеров для мусора.
Вести и поддерживать актуальность такого реестра обязано Министерство промышленности и торговли РФ.
223-ФЗ содержит общие принципы того, как проводить закупки, а заказчик их самостоятельно конкретизирует в Положении о закупке. Закон 44-ФЗ такой свободы ему не дает, а полностью устанавливает правила данной процедуры, и менять их нельзя.
Главные особенности государственных закупок согласно 223-ФЗ:
Тендеры по 223-ФЗ более доступны для новичков, чем закупки по 44-ФЗ. Так, они не содержат универсальной предквалификации, то есть специальных требований к опыту поставщиков при крупной сделке, если внутреннее положение заказчика не предполагает таких условий.
По закону № 223-ФЗ заказчик имеет больше свободы и ему легче проводить закупки. Но для поставщика в этом может быть неудобство, так как каждый клиент составляет свои определенные правила работы и порой в них трудно ориентироваться.
Согласно 223-ФЗ (как и 44-ФЗ) закупки делятся на конкурентные и нет (по статьям 3.2 и 3.6). Первые представляют собой тендеры, в которых поставщики разыгрывают право подписать контракт. Они предлагают наиболее выгодные условия, и заказчик выбирает, как провести конкурентную закупку. Виды конкурентных закупок:
Виды тендеров и ситуации, когда их проводят, указаны в положении о закупке организации.
К неконкурентным относятся контракты с единственным поставщиком и другие, описанные в положении, действующем у заказчика. К этим закупкам неприменимы правила части 3 статьи 3 223-ФЗ — клиент не обязан подписывать договор по результатам этой процедуры. Описание предмета закупки должно быть составлено в соответствии с требованиями части 6.1 статьи 3 закона 223-ФЗ и включать его технические характеристики и потребительские качества.
Положения 223-ФЗ не устанавливают ограничений, как проводить закупки, по типам участников. Участниками тендеров могут быть коммерческие организации, самозанятые и физические лица, индивидуальные предприниматели.
Для некоторых категорий участников закон 223-ФЗ предусматривает льготы:
На торги могут выходить и объединенные группы граждан или организаций (по части 5 статьи 3 закона 223-ФЗ). В этом случае партнеры пользуются договором простого товарищества, так как вид объединения не регламентируется.
Заказчики разрабатывают положение о закупке, где указывают конкретные претензии к участникам торгов (часть 2 статьи 2 закона 223-ФЗ). Примеры таких требований:
В положении можно отметить, что документация по тендеру может содержать и другие требования к участникам процедуры в зависимости от особенностей товаров. Также оно может содержать перечень документов, подтверждающих соответствие установленным параметрам. Например, справка из налоговой службы покажет, что нет долгов перед бюджетом, а финансовый отчет подтвердит платежеспособность участника.
Предприниматель, перед тем как провести тендер на закупку, должен найти ее при помощи организаций-посредников, на портале Единой информационной системы (ЕИС) или на электронных торговых площадках (ЭТП). Последние представляют собой сайты, где размещены объявления заказчиков о конкурсах, и там же поставщики оформляют заявки на участие.
На ЭТП также подводят итог и выбирают победителя тендера. Структура напоминает биржу, на которой представители малого и среднего бизнеса находят заявки государственных структур и предлагают свои услуги. В России по Закону 44-ФЗ работают восемь площадок:
Заказчик выбирает для себя площадку и размещает там извещение; разные ЭТП представляют свои закупки.
Если только начинаете работу с государственными контрактами, то не надо пытаться делать выбор между площадками, стоит использовать другие способы поиска извещений. Если надо найти все подходящие закупки, увидеть обстановку на рынке, то поиск по ЭТП не поможет. Если точно знаете площадку с вашими возможными заказчиками, то там и нужно их искать.
На ЭТП можно задавать определенные параметры для поиска подходящих закупок, выбирать условия, вводить ключевые слова. Торговые площадки и сами способны подбирать извещения по определенным критериям, например, по сумме контракта, начиная от заданного значения, и выдавать их перечень. Подборка может быть сделана специально по вашим требованиям.
Госзакупки у МСП за 2022 год увеличились более чем в 1,5 раза, их оборот составил 7 триллионов рублей. Это стало возможным благодаря механизмам государственной поддержки, таким как:
На сегодняшний день у МСП закупается примерно 1,1 миллиона позиций, при этом большую часть их занимают товары производственного применения (около 70 %), высокотехнологичная инновационная продукция (примерно 9 %). Участие в государственных закупках дает малому и среднему бизнесу широкие возможности, позволяет найти крупного заказчика с гарантией оплаты, расширить географию реализации и увеличить ее объемы.
Для участия в госзакупках нужно пройти определенную подготовку и получить необходимые знания. Для тех, кто только начинает свой путь в этом деле, можно выделить несколько действий, которые важно совершить перед дебютной подачей заявки на торги:
Госзакупки регулируются двумя федеральными законами: 44-ФЗ для тендеров бюджетной сферы и 223-ФЗ, который регламентирует торги для организаций с государственным участием.
В этих нормах подробно расписаны основные положения проведения процедуры, но одновременно они достаточно сложны для понимания, так как требований и правил установлено очень много. Но если вы всерьез намерены участвовать в торгах, то должны преодолеть все препятствия и страхи, чтобы добиться успеха.
Нужно хорошо разобраться в законах, а после осуществления первой закупки они уже не будут казаться непонятными и сложными. Новичкам обычно советуют начинать работу с торгов по 44-ФЗ, а затем уже выяснять, как провести закупку по 223-ФЗ.
Еще одна проблема в госзакупках — регулярные изменения. Они не всегда касаются всех и носят глобальный масштаб, но знать их важно. Поэтому, чтобы избежать ошибок при участии в торгах, нужно постоянно отслеживать нововведения.
Например, последнее важное изменение заключается во введении в 2022 году электронного актирования. Это значит, что при выполнении договора заказчики и поставщики должны осуществлять только диджитал-документооборот, хотя раньше было разрешено подписывать и присылать бумажные варианты. С 01.01.2023 года некоторых товаров стали касаться экологические требования, то есть в их закупках нужно оговаривать долю вторичного сырья.
Мониторить новации можно на сайте Единой информационной системы, там в новостной рубрике публикуются все важные перемены.
Большая часть торгов сейчас происходит в электронном виде, поэтому в налоговой службе нужно получить квалифицированный сертификат электронной подписи. Регистрация в ЕИС без нее и специальных настроек рабочего места невозможна.
Выпустить электронную подпись можно без личного посещения ИФНС. При открытии счета для расчетно-кассового обслуживания в «Сбербанке» она и токен предоставляются безвозмездно. Офис для подачи документов на оформление подписи и консультаций по различным вопросам можно выбрать самостоятельно.
Всем участникам закупок необходимо зафиксироваться в ЕИС и загрузить документы и информацию о себе в ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок). Регистрация в системе бессрочна. Она может занять до 16 дней, а после ее завершения поставщик получает аккредитацию на восьми электронных торговых площадках автоматически.
На сайте ЕИС приведены подробные инструкции по регистрации в системе.
Первый опыт всегда очень важен, поэтому нужно тщательно продумать, как провести процедуру закупки, и не торопиться с выбором, не хвататься за первое попавшееся предложение.
Нужно оценить, насколько вам подходит сделка, даст ли она необходимую прибыль, позволят ли ваши возможности исполнить контракт, а также тщательно просчитать риски. Анализ конкурентов и заказчиков доступен как в ЕИС, так и на специальных агрегаторах. После подбора нужно собрать информацию о контрагенте, ознакомиться с техническим заданием, изучить инструкцию по оформлению заявки и проект договора. Все документы – в карточке закупки.
Цель данной процедуры — закупка обстановки для удовлетворения нужд заказчика. Она имеет определенные ограничения и особенности, требует соблюдения правил импортозамещения, проводится в соответствии с законом 44-ФЗ.
Главный нюанс при такой закупке — запрет на приобретение импортных товаров (Постановление № 1072). Он касается приобретения госзаказчиками некоторых видов товаров, произведенных не в странах ЕАЭС. 01.05.2020 года вступил в действие новый список, запрещающий допуск к закупке изделий иностранной промышленности, включая мебель и продукцию деревообрабатывающего сектора (Постановление Правительства № 616 от 30.04.2020 года).
Если заказчик не соблюдает эти нормы, ему грозит административная ответственность, а если правила игнорирует поставщик, то его заявка может быть отстранена от участия в торгах.
Другой нюанс — по коду ОКПД2 (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности) мебель может закупаться посредством электронного аукциона.
Если же процедуру нужно провести срочно, то можно применить электронный запрос котировок либо ознакомиться с положениями пункта 4 части 1 статьи 93 Закона 44-ФЗ, как провести закупку у единственного поставщика, и использовать это на практике. Требования к продукции должны быть четко указаны в техническом задании.
В соответствии с Постановлением № 1072 от 05.09.2017 года госзаказчики не имеют права покупать зарубежную продукцию по таким кодам ОКПД2:
Если вы стали победителем, то необходимо подписать контракт в сроки, указанные в закупке. Если лавры достались не вам, надо ознакомиться с исходом процедуры в итоговом протоколе:
Узнав, кто выиграл, попробуйте выяснить, как часто он побеждает на торгах с этим заказчиком, конкурентна ли предложенная им цена, не имеет ли место сговор. Если есть подозрения, что что-то не так, то больше не стоит терять время на работу с данным контрагентом.
В конкурсе оценка процедуры поможет выяснить, по каким параметрам вы уступили, чего не хватило для выигрыша — лицензии, опыта, подготовленных кадров и так далее. Это поможет исправить стратегию торгов в следующий раз.
В течение 5 дней после определения победителя все участники могут обратиться в федеральную антимонопольную службу и обжаловать итог тендера. Если будут обнаружены существенные нарушения, то результат торгов аннулируют.
С 01.10.2022 года начали действовать изменения согласно Постановлению № 1005, в соответствии с которыми независимая гарантия для выполнения контракта или обеспечения заявки должна оформляться по типовой форме. Если правила не соблюдаются, то такое обеспечение заказчик должен отклонить. В остальных случаях важно уточнить:
С 01.07.2023 года изменено определение требований к участникам торгов относительно аффилированности (пункт 9 части 1 статьи 31 44-ФЗ).
Сейчас отвечающие за проведение закупок представители заказчика не могут участвовать в процедуре как вероятные контрагенты. То же касается их супругов, братьев и сестер, родственников, включая усыновленных детей, усыновителей и других лиц.
Согласно Постановлению № 60 с 01.10.2022 года вступили в силу новые правила ведения реестра контрактов. Заказчик должен:
Вся она по контрактам с 01.07.2022 года должна производиться с применением функционала Единой информационной системы. Заказчик обязан направлять в ЕИС любые претензионные письма или требования о выплате неустойки. При этом часть переписки может происходить на бумаге, так как информация, загружаемая в систему, имеет ограничения по объему.
Постановление № 1838 от 15.10.2022 года дает право изменять условия контракта при согласии сторон (это может быть стоимость, срок выполнения и так далее) если контрагента или кого-либо из его работников мобилизовали.
Этот факт должен быть подтвержден документально. К такому участнику закупки заказчик не имеет права применять неустойки, Федеральная антимонопольная служба не должна включать его в реестр недобросовестных поставщиков.
Чтобы не было разочарования в госзакупках с первых дней из-за отказа в участии, нужно знать наиболее часто возникающие ошибки и стараться их не допускать:
Информация о поставщике приводится во второй части (бренд, наименование, опыт в закупках, контакты), а первая содержит только предложение (характеристики продукции, фотографии, чертежи, схемы). Если анонимность его будет нарушена в начале заявки, то ее отклонят.
Например, следует писать «Российская Федерация», а не «РФ». Также в названии недопустимы орфографические ошибки. Правильное написание можно посмотреть в ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира).
Если есть сомнения, правильно ли описаны технические характеристики товара в документах, то эту часть заявки нужно оформлять только после уточнения данных. Заказчик может допустить неточность в документе, указав неверные формулировки или несуществующие функциональные показатели. Поэтому характеристики товара следует обязательно изучить, и при возникновении сомнений запросить подробности у клиента.
Это актуально для тендеров, которые касаются только СМП. Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства формируется ФНС автоматически, на основании представленных ей отчетов по налогам.
Реестр обновляется каждый месяц 10 числа. Проверить, включена ли компания или индивидуальный предприниматель в реестр, и верна ли информация о них можно на сайте ФНС.
Если в вашей организации что-либо поменялось, например, название, юридический адрес или генеральный директор, то нужно вовремя предоставлять актуальные данные в ЕИС. В случае несовпадения заявку отклонят.
Только в электронном виде проходят закупки для СМСП. Для этого используют 4 способа — конкурс, запрос предложений/котировок, аукцион. Закон 44-ФЗ регламентирует, как проводить закупки на ЭТП, требования к самим площадкам, а также содержит дополнительные требования, обозначенные Правительством Российской Федерации.
Любой заказчик, участвующий в закупках по закону № 223-ФЗ должен каждый месяц публиковать отчет о стоимости и числе заключенных контрактов в Единой системе (по части 19 статьи 4 закона 223-ФЗ). Даже если за какой-то период ни одна закупка не была проведена, отчет все равно обязательно загружать (Письмо Министерства экономического развития России № Д28и-1827 от 07.04.2017 года).
В таких торгах могут участвовать только те из них, которых письменно пригласил заказчик и им доступна государственная тайна. Информацию о таких процедурах в ЕИС найти нельзя (кроме извещения о закупке), а все этапы контролируются Федеральной антимонопольной службой.
После масштабных изменений в законодательстве о контрактах с 01.01.2022 года начала действовать универсальная предквалификация (по 44-ФЗ). Предварительный отбор участников с опытом в торгах используется в закупках, когда начальная максимальная цена контракта (НМКЦ) больше 20 миллионов рублей. Изменения в связи с этим были внесены Федеральным законом № 360 от 07.02.2021 года.
Государство – самый крупный заказчик товаров и услуг, которые могут закрываться в форме закупки. Способов отбора поставщиков довольно много, но все они имеют свои правила и принципы. Соответственно, исполнителем заказа на поставку товаров и услуг может стать любой предприниматель, отвечающий выставленным государством требованиям и соответствующий законодательству в сфере закупок.
Читайте также