19 февраля 2024

Организация рабочего места

891

Время чтения: 14 минут

Организация работы офиса: как все сделать правильно

182

Время чтения: 14 минут

Сохранить статью:

О чём речь? Организация работы офиса – сложный процесс, состоящий из комплекса мероприятий по техническому, хозяйственному обеспечению, созданию комфортных условий труда для сотрудников компании.

Что сделать? Необходимо закупить мебель, соответствующую стандартам, организовать рабочие зоны и зоны отдыха. Немаловажно соблюдать требования по температуре и влажности в помещениях офиса. Психологическая среда также важна.

Из этого материала вы узнаете:

Этапы организации работы офиса с нуля
Принципы организации работы офиса согласно концепции ABW
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Часто задаваемые вопросы об организации работы офиса

Этапы организации работы офиса с нуля

Необходимо, чтобы каждое рабочее пространство соответствовало нормам пожарной безопасности и обеспечивало безопасные условия труда. Важно создать комфортную обстановку для сотрудников, так как они проводят на работе большое количество времени.

этапы организации работы офиса с нуля

Для достижения этой цели нужно:

гарантировать работникам важнейшие трудовые ресурсы;
эффективно организовать офисное пространство;
обеспечить соответствие условий труда установленным стандартам.

Организация работы офиса – это процесс, который позволяет решить все эти задачи. Невыполнение работодателем установленных норм по условиям труда может привести к наложению штрафов со стороны Роспотребнадзора как на организацию, так и на ее руководителя.

Этап 1: Обеспечение персонала необходимыми ресурсами

Предоставьте сотрудникам все необходимые расходные материалы. Например, канцелярские принадлежности и мебель. Разработайте систему заказа канцтоваров, например, через ежемесячный опрос сотрудников, чтобы определить их потребности. Утвердите стандарты расходования канцелярских материалов, чтобы избежать нецелевых затрат.

Обеспечьте необходимое техническое оборудование и определите процедуру получения поддержки для сотрудников.

В случае отсутствия внутренней IT-службы установите процедуры обращения к внешним специалистам, например посредством создания IT-чата в Skype. Если сотрудники занимаются встречами с клиентами, предоставьте им планшеты для более эффективной презентации продукции.

Обустройте кухню или уголок для приема пищи и чая/кофе. В случае ограниченных возможностей создайте уголок с чайником, кофемашиной и кулером с водой.

Для поддержания порядка и создания приятного внешнего вида во время посещения офиса клиентами предоставьте шкафы для хранения вещей работников.

Читайте также

«Организация рабочих мест сотрудников: нормативы и эргономика»

Подробнее

Установите четкие процедуры подписания документов. Сформируйте три зоны на стойке секретаря для подписания документов: одна для директора, вторая для юридического отдела и третья для бухгалтерии. Это облегчит сотрудникам классификацию документов в соответствующие категории. Определите, что процесс подписания документов будет осуществляться раз в день, например в 18:00. Этот подход поможет упорядочить процесс документооборота.

Этап 2: Эффективная организация рабочего пространства

Стандарты для организации работы офиса четко определены в документе СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы». Работодатель обязан:

Предоставить сотрудникам подставки для ног, обеспечивая комфортные условия труда.
Соблюдать оптимальное отдаление мониторов друг от друга.
Удовлетворять нормы площади помещения и количество размещенных в нем мониторов.
Соблюдать определенные интервалы между рабочими столами с видеомониторами. Например, при организации офисов с компьютерами расстояние между столами (в направлении тыла одного монитора и экрана другого) должно составлять не менее 2 метров, а между боковыми поверхностями мониторов – не менее 1,2 метра.
Правильно расположить дисплеи относительно окон, соблюдая определенные рекомендации.

Согласно общим нормам (п. 3.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) предпочтительным местом размещения компьютеров являются кабинеты с естественным освещением через окна. В случае отсутствия возможности такого расположения необходимо провести расчеты, которые докажут отсутствие вреда здоровью персонала и соответствие стандартам естественного освещения. Также важно поставить на окна жалюзи, занавески и другие средства, помогающие регулировать яркий свет.

эффективная организация рабочего пространства

Кроме того, для обеспечения комфорта сотрудников необходимо использовать специальные кресла с подъемно-поворотной функцией, настраиваемой по высоте и углам наклона сиденья и спинки на основании имеющихся требований (п. 9.6 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03).

Этап 3: Обеспечение оптимальных условий труда

Любая компания обязана соблюдать стандарты по уровню шума, освещенности, влажности и температуре в рабочем пространстве. Санитарные нормы и правила, предписывающие параметры производственной среды, учитываются в соответствующих нормативных правовых актах, определяющих проведение специальной оценки условий труда.

Например, Приложение 16 к Методике проведения специальной оценки (согласно приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 24 января 2014 года № 33н) регулирует классификацию условий труда в зависимости от воздействия света. Значения освещенности рабочей поверхности в этом документе определены в соответствии с нормами СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03, которые касаются естественного, искусственного и совмещенного освещения жилых и общественных зданий.

Читайте также

«Организация рабочего кабинета: обязательные условия и рекомендации»

Подробнее

Вне зависимости от сезона нужно создавать для сотрудников комфортный уровень температуры на рабочих местах. Индивидуальные нормативы определяются исходя из характера трудовой активности, свойственной той или иной должности. К примеру, при температуре +32,5 ˚С в кабинете допускается работа в течение часа в день, но не более. При физических нагрузках температурная граница снижается до +30,5 ˚С.

Игнорирование требований СанПиН может привести к претензиям и штрафам от Роспотребнадзора.

Нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов, а также несоблюдение санитарно-эпидемиологических требований к эксплуатации помещений приводит к административной ответственности по статьям 6.3 и 6.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Директору или организации может грозить административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Размер штрафа может составлять от 10 тыс. до 20 тыс. рублей для организации и от 500 рублей до 2 тыс. рублей для директора.

Этап 4: Проведение специальной оценки условий труда

С 1 января 2014 года специальная оценка заменила аттестацию рабочих мест и стала обязательным этапом для всех организаций. Важно отметить, что каждая компания должна пройти хотя бы одну спецоценку. Конкретное время ее проведения определяется работодателем. При этом учитывается текущая обстановка. Новые организации обязаны провести спецоценку в течение 12 месяцев с момента формирования новых рабочих мест.

Специальную оценку не требуется проводить лишь для некоторых категорий работников, таких как надомники. Если весь персонал предприятия относится к этой группе (к примеру, работники ведут свою деятельность удаленно), проведение спецоценки становится необязательным этапом. Для других категорий работников она необходима вне зависимости от сферы деятельности, наличия производства, численности персонала и др.

Читайте также

«Организация рабочего пространства: нормы, методы, ошибки»

Подробнее

Неважно, где работают сотрудники – в собственных или арендованных помещениях. Обязанность проведения спецоценки лежит на работодателе, чьи сотрудники выполняют задачи в арендованных помещениях, а не на владельце здания или офиса. Даже если работники постоянно находятся в разъездах и трудятся на территории заказчиков, проведение спецоценки обязательно. Это обусловлено положениями Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ, а также статьями 22 и 212 Трудового кодекса Российской Федерации.

Принципы организации работы офиса согласно концепции ABW

Создание функционально ориентированного офиса дает сотрудникам возможность выбирать оптимальное рабочее пространство в соответствии с характером их деятельности. Эта концепция позволяет объединить трудовую деятельность с вдохновляющей обстановкой, способствуя повышению производительности. Сотрудники достигают более высокой эффективности, когда их рабочее пространство соответствует выполняемым задачам.

принципы организации работы офиса согласно концепции abw

На данный момент в мире многие услуги предоставляются по индивидуальному запросу. Почему бы не обеспечить сотрудников персонально настроенными рабочими местами? В будущем само рабочее место будет рассматриваться как организм, способный адаптироваться к потребностям сотрудников.

Концепция ABW не сводится к простому размещению диванов и телефонных будок на рабочих местах. Чтобы реализовать данную методику, необходимо обеспечить наличие четырех ключевых компонентов:

Дизайн

Концепция рабочего пространства, построенного на принципах ABW, предусматривает создание разнообразных зон в одном офисе. Если вам необходимо уединенное пространство для коллективной работы, то можно использовать специально оборудованный стол в кабинете.

Читайте также

«Современный дизайн кабинета: нюансы оформления и советы специалистов»

Подробнее

Планируете встречу с клиентом? Просто забронируйте большую переговорную комнату для своей группы. Ваша команда готова провести рабочее совещание за обедом? Используйте оформленный в стиле ресторана кабинет. Нужно быстро позвонить коллеге? Воспользуйтесь телефонной будкой. Вне зависимости от потребностей у вас всегда есть доступ к готовому пространству нужного типа.

Процесс понимания

Рабочие пространства в стиле ABW обязаны обеспечивать сотрудникам явные и скрытые инструкции относительно оптимального способа использования офисов. Когда работникам требуется пространство с более активной или спокойной обстановкой, им нужно иметь возможность без труда определить подходящее место.

К примеру, кухонная зона в WeWork является пространством с более активной обстановкой. Находясь в этом месте, сотрудник сразу почувствует аромат свежесваренного кофе, услышит музыку из колонок и почувствует мощную энергию, исходящую от коллег. Эти атрибуты активной деятельности стимулируют коллег. Они начинают больше взаимодействовать друг с другом.

процесс понимания

Полной противоположностью является кабинет в головном офисе WeWork в Нью-Йорке. Войдя туда, сотрудник оказывается в уединенном пространстве, которое помогает сфокусироваться на создании презентации или дизайнерского проекта.

Различные элементы окружающей среды формируют уникальные направляющие сигналы, которые, дополняя дизайн помещения, помогают определить его функциональное предназначение.

Поощрение определенных поведенческих сценариев

Важным аспектом является создание ориентиров и указаний для правильного восприятия пространства. Сотрудники должны понимать, как лучше себя вести в данном месте: сохранять тишину в кабинете, осуществлять телефонные звонки из специальной будки, убирать личные вещи для экономии пространства и т. д.

Читайте также

«Зонирование кабинета и офиса: правила, рекомендации, удачные идеи»

Подробнее

Например, бесплатный кофе на кухне не поможет привлечь сотрудников на совещание, если руководители негативно относятся к покиданию рабочих мест.

Обучение через итерации

Сотрудники проявляют энтузиазм во время перехода к новому стилю работы, когда они видят, что руководители компании также активно стремятся к изменениям, которые связаны с дизайном, моделями поведения и функциональными нюансами рабочего пространства.

Руководители, нацеленные на формирование системы обработки обратной связи на основе качественных и количественных показателей с последующим внедрением предложений для улучшения рабочей среды, уже демонстрируют успешное внедрение концепции ABW в своих организациях.

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Суть проблемы заключается в том, что термин «обеспечение жизнедеятельности офиса» имеет множество определений. В различных организациях эти задачи могут варьироваться: от закупки канцтоваров и приема посетителей в одной компании до соблюдения широкого спектра требований, особенно в случае крупных юридических лиц. Эти требования настолько разнообразны, что специалист, ответственный за организацию работы современного офиса, выступает в роли специально обученного работника.

В крупных организациях принято нанимать специализированного сотрудника, который следит за хозяйственными аспектами организации пространства в офисе. Обязанности такого специалиста охватывают множество задач, поэтому в современных компаниях редко объединяют эту роль с должностью секретаря.

Сотруднику, которому поручена организация работы офиса, придется взаимодействовать с поставщиками и осуществлять закупки, а также подбирать агентства для проведения корпоративных мероприятий.

Обеспечение нормальной жизнедеятельности офиса с использованием товаров и услуг поставщиков подразделяется на три основные категории:

техническое обеспечение;
хозяйственное обеспечение;
продовольственное обеспечение.

Рассмотрим список товаров и сопутствующих услуг, предоставляемых поставщиками в каждой из этих категорий.

Категория обеспечения	Товары	Сопутствующие услуги
Техническое	Оргтехника, компьютеры, средства связи, комплектующие, системы кондиционирования, охранно-пожарное оснащение	Обеспечение безопасности, настройка оборудования, ремонт, заправка картриджей, сервисное обслуживание, установка ПО и т. д.
Хозяйственное	Офисная мебель, канцтовары, бытовая продукция	Сборка мебели, доставка канцтоваров, установка и обслуживание элементов санузлов (диспенсеров, дозаторов и т. д.)
Продовольственное	Еда, вода, соки	Доставка, монтаж и обслуживание кулеров, организация фуршетов, выездного обслуживания, банкетов, готового питания в контейнерах

Специалисту по организации работы сотрудников офиса помимо взаимодействия с поставщиками нужно заниматься как стандартными задачами (регулярные заказы канцтоваров, хозяйственных товаров, оплата счетов за коммунальные услуги и т. д.), так и внезапно возникающими проблемами (вызов бригады при аварии или координация персонала в нештатных обстоятельствах). Иными словами, этот сотрудник является настоящим универсалом, готовым справляться со всеми аспектами организации офисной деятельности.

Читайте также

«Требования к расстановке мебели: закон, дизайн и эргономика»

Подробнее

Специалист, ответственный за организацию работы офиса, занимается хозяйственными, техническими и продовольственными вопросами деятельности офиса. Его первоочередной задачей является обеспечение наличия всех необходимых ресурсов. Это включает в себя:

проведение закупок чая, кофе, кондитерских изделий, одноразовой посуды, воды и прочих необходимых предметов для отдыха сотрудников во время перерывов;
организация питания для работников;
обеспечение персонала санитарно-гигиеническими средствами помещений в соответствии со стандартами Роспотребнадзора;
контроль наличия бытовой химии для уборки офисных помещений и поддержания порядка в компании;
осуществление закупок канцелярских товаров и их распределение между работниками;
закупка визиток, брошюр, корпоративных товаров;
управление вопросами, связанными со спецодеждой, униформой, бейджами;
организация приема посетителей и т. д.

Часто задаваемые вопросы об организации работы офиса

Кто в компании занимается организацией работы офиса?

Офис-менеджер – это ответственный за организацию работы офисов в компании. Он является высокопоставленным сотрудником, подчиняющимся директору предприятия. Ключевой задачей офис-менеджера является управление деятельностью офисных подразделений и обеспечение их эффективной работы.

Офис в данном контексте представляет собой особую часть предприятия, выполняющую административные функции, предназначенную для размещения административно-управленческого персонала и поддерживающую взаимодействие с клиентами.

Результативны ли принципы адхократии при организации работы офиса?

В компаниях, где применяются принципы адхократии, наблюдается высокая эффективность. Культура адхократии в таких организациях подразумевает предоставление сотрудникам свободы в мышлении и действиях. При этом стратегический фундамент в данном случае базируется на инновациях и уверенности в том, что нововведения приведут к успеху. Руководство активно поддерживает творческие инициативы работников. Власть в организации не централизована. Она передается от сотрудника к сотруднику.

Читайте также

«Как обустроить кабинет: настраиваем свет и выбираем мебель для эффективной работы»

Подробнее

В первую очередь культура адхократии ориентирована на стимулирование творческого процесса. Следовательно, дизайн офисных пространств должен поддерживать эту направленность. Офисные помещения в таких компаниях представляют собой пространство для решения самых разных задач. Поэтому для успешной реализации данного подхода важно создать игровую атмосферу, где сотрудники могут развлечься и отдохнуть от своей основной деятельности.

Важно ли размещать работников в офисе в соответствии с их функциями и занятиями?

Согласно исследованию, проведенному при поддержке Harvard Business School в 2018 году, открытые офисные пространства негативно влияют на коммуникацию между сотрудниками. Несмотря на то, что их задумывали как области для эффективной работы, они показали низкую результативность.

Размещение сотрудников в офисе в соответствии с их функциональными обязанностями является важным аспектом. Рекомендуется группировать людей в зависимости от характера выполняемых ими задач. Например, сотрудники, занимающиеся однотипными задачами, могут сидеть рядом друг с другом или иметь возможность перемещаться туда, где им более комфортно выполнять свои функции.

Создание в офисе специального пространства для временной работы, где могут собираться проектные команды, является эффективным решением. Формирование мест для рабочих совещаний и неформального взаимодействия помогает избежать столпотворений у кулера. Размещение комнат-фонбоксов для индивидуальной работы на одного или двух человек также может быть полезным для правильной организации работы офиса.

Офис представляет собой объединяющий элемент для руководства, сотрудников и клиентов. Он отражает корпоративную культуру организации. Поэтому важно, чтобы интерьер, освещение и общие зоны отражали ценности предприятия. Изменение дизайна офиса с учетом новых трендов является актуальной задачей, решение которой позволяет создать позитивное визуальное восприятие рабочего места.

Вам может понравиться

B-TONE

Кабинеты руководителя

от 134 798 ₽

Подробнее

DANTE

Кабинеты руководителя

от 213 401 ₽

Подробнее

DUCATI

Кабинеты руководителя

от 622 595 ₽

Подробнее

ERA

Кабинеты руководителя

от 138 359 ₽

Подробнее

LINE

Кабинеты руководителя

от 268 108 ₽

Подробнее

LIVERPOOL

Кабинеты руководителя

от 159 150 ₽

Подробнее

MORRIS

Кабинеты руководителя

от 31 414 ₽

Подробнее

ONIX WOOD DIRECT

Кабинеты руководителя

от 34 765 ₽

Подробнее

TIME.S

Кабинеты руководителя

от 58 274 ₽

Подробнее

YALTA

Кабинеты руководителя

от 17 486 ₽

Подробнее

ZENN

Кабинеты руководителя

от 28 180 ₽

Подробнее

ALTA

Мебель для персонала

от 17 906 ₽

Подробнее

ARREDO

Мебель для персонала

от 20 323 ₽

Подробнее

AVANCE

Мебель для персонала

от 9 014 ₽

Подробнее

ESTETICA

Мебель для персонала

от 17 511 ₽

Подробнее

IMAGO-MOBILE

Мебель для персонала

от 25 599 ₽

Подробнее

LOFTIS

Мебель для персонала

от 15 909 ₽

Подробнее

PUBLIC COMFORT

Мебель для персонала

от 8 116 ₽

Подробнее

STYLE

Мебель для персонала

от 6 120 ₽

Подробнее

XTEN

Мебель для персонала

от 8 408 ₽

Подробнее

3 лайфхака, как выбрать лучшую офисную мебель и сэкономить
до 50% бюджета

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели

Офис — это своеобразная визитная карточка компании. Поэтому офисный интерьер должен быть солидным, респектабельным, функциональным и практичным. Но обязан ли он при этом быть дорогим? Вовсе нет: существует множество способов сэкономить при покупке офисной мебели.

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили подборку полезных документов. С её помощью можно не только сэкономить, но и обустроить красивый и уютный офис. И да, это бесплатно!

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели