Главная > Блог > Организация рабочего места > Организация рабочего пространства: нормы, методы, ошибки
26 декабря 2023
1245
996
В чем преимущества? Организация рабочего пространства позволяет оптимально использовать площадь помещения и отдельных зон, что повышает продуктивность труда. Это достигается рациональным размещением мебели, выбором освещения, дизайнерскими приемами.
На что обратить внимание? Помимо прямой задачи, организация рабочего пространства выполняет еще и дополнительную – создает впечатление о компании в глазах клиентов, посетителей и сотрудников.
Из этого материала вы узнаете:
Организация рабочего пространства – это для руководителя в первую очередь создание условий, при которых специалисты смогут результативно и качественно выполнять свои профессиональные обязанности, полноценно использовать в ежедневных процессах необходимое оборудование, сдавать задания в срок. Это влечет за собой необходимость предъявления требований разного рода к месту труда, включая экономические, санитарно-гигиенические, эргономические, технические и организационные аспекты.
При организации пространства рабочих мест одними из наиболее важных требований являются обеспечение комфортных и безопасных условий труда, а также предотвращение развития профессиональных заболеваний и возникновения несчастных случаев. Стоит подчеркнуть, что руководитель компании должен создавать места с учетом не только определенного вида деятельности и должности конкретного специалиста, но и его индивидуальные психологические и физиологические особенности.
Основные нормы и стандарты, касающиеся организации рабочих мест, регулируются Трудовым кодексом РФ, санитарно-эпидемиологическими правилами и нормами, а также другими соответствующими законодательными актами.
В Письме Роспотребнадзора от 10.02.2017 года № 0924381716 значится, что с 01.01.2017 года санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений», утвержденные постановлением Госкомсанэпиднадзора Российской Федерации от 1 октября 1996 года № 21, применяются в части, не противоречащей санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам СанПиН 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах».
По отношению лиц, работающих в офисе, также действуют определенные санитарные нормы и правила:
А также строительные нормы и правила СНиП 2.09.04-87 «Административные и бытовые здания», утверждённые Постановлением Госстроя СССР от 30 декабря 1987 года № 313.
В случае возникновения ситуаций, противоречащих СанПиН (крыша течёт, поломан санузел и так далее), работник вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей.
При этом наниматель должен обеспечить его другой занятостью до ликвидации проблемы. Если он этого не сделает, то в соответствии со статьёй 157 Трудового кодекса Российской Федерации руководитель должен выплатить неустойку по простою в объеме не менее 2/3 средней зарплаты сотрудника.
Reception – это не только место для посетителей, но и площадка работы администраторов. Поэтому эту зону стоит оформить таким образом, чтобы она не только оставила яркое впечатление, но и обеспечивала максимальную функциональность и комфорт.
Проектирование ресепшн зависит от особенностей и целей компании. Если посещение клиентами офиса – редкое явление, можно создать небольшую приемную зону. Если же они приходят постоянно, стоит подумать о полноценной входной зоне с ресепшн-стойкой, уголком для кофе-брейков, гардеробом, а также внедрить брендированные детали.
Это позволит посетителям комфортно провести время в ожидании менеджеров и больше узнать о вашем бизнесе. В небольших офисных помещениях предусматривают только основные элементы: стойку, пару кресел либо диван, журнальный столик.
При подготовке помещений для общения важно помнить о двух важных аспектах:
Расчет количества и габаритов комнат данного назначения осуществляется в рамках обсуждения архитектурного проекта. При этом обязательно учитывается площадь офисного помещения, планировка, направленность предприятия.
В небольшом офисе достаточно будет разместить 1 переговорную и обустроить несколько акустических кабинетов. Это позволит максимально рационально использовать полезную площадь и обеспечить работникам возможность проведения частных звонков или встреч, не занимая целого помещения.
Количество человек в кабинах – от 1 до нескольких персон. Они позволяют с комфортом общаться с клиентами или проводить собрания небольшими группами. Для повышения звукоизоляционных характеристик их отделывают шумопоглощающими панелями, поэтому о том, что происходит внутри кабинки, никто снаружи слышать не будет.
Это помещение может быть использовано как функциональное рабочее пространство или служить для создания представительного облика и укрепления имиджа компании. В зависимости от особенностей деятельности фирмы и индивидуальных предпочтений директора, там могут находиться различные предметы и компоненты:
Варианты планировки включают в себя открытую и закрытую (кабинетную) систему, а также наличие/отсутствие фиксированных рабочих мест. Для выбора наилучшей опции необходимо учесть особенности бизнеса компании и потребности каждой группы специалистов. Для эффективного размещения сотрудников в офисе следует провести анализ их деятельности.
Отдельные кабинеты подходят для бухгалтеров, финансистов и юристов, в то время как отделы, требующие взаимодействия, могут располагаться в открытых офисах (open space). Распределение определяется по схожим потребностям и характеру труда.
Для специалистов, которые проводят 100 % рабочего времени в офисе, рекомендуется выделить фиксированные места, где они будут иметь свое постоянное пространство. Кроме них важно предусмотреть и незакрепленные, которые сотрудники могут использовать по своему усмотрению, если им захочется сменить локализацию. Они также могут быть полезны тем, кто редко появляется в офисе, к примеру, торговым представителям. Предусмотрите шкафчики для хранения личных вещей сотрудников, использующих незакрепленные места.
Определяя метод организации рабочего пространства, не забудьте про акустику, в особенности для зон open space.
Читайте также
«Расстановка мебели в кабинете: правила и способы»Разместите лаунж, серверную, принт-зону, конференц-залы и reception на удалении от рабочих мест, чтобы снизить отвлечение от разговоров и шума техники. Критически важно использовать акустическую мебель, экраны, перегородки и прочие материалы, которые помогут уменьшить фоновые звуки и обеспечить более комфортные условия для труда.
Зона отдыха – это место, где персонал может расслабиться во время перерывов. Ее следует оборудовать мягкой мебелью, такой как диваны и кресла, а также установить столики, цветы и, по желанию, книги и настольные игры.
Не следует забывать, что зона отдыха также может служить местом для работы в течение дня. Некоторые сотрудники предпочитают изменить обстановку, а другие используют ее для собраний и обсуждения задач в небольших группах.
Важно учесть этот аспект, обеспечив более пространственные столы и предусмотрев дополнительные перегородки, чтобы можно было организовать небольшие переговорные внутри лаунж-зоны.
Следует также предусмотреть различные варианты освещения. Обычно в этой части офиса используется приглушенный свет, идеальный для релаксации. Однако если существует возможность, что кто-то будет использовать эту зону для работы, то стоит внедрить дополнительное зональное освещение.
Оформление его следует планировать, учитывая площадь. Если масштабные заседания не планируются, можно придерживаться концепции переговорной комнаты: установить стол, рассчитанный на присутствие до 10 человек, комфортные кресла и потолочные осветительные приборы. Для оптимизации пространства можно использовать стену, покрытую специальной краской, вместо традиционной доски.
В случае гибкого офиса и отсутствия выделенного конференц-зала совещания можно организовывать в общей рабочей зоне или на площадке для отдыха.
Для быстрой адаптации помещения под различные форматы мероприятий можно использовать модульную мебель и мобильные перегородки.
Свободное пространство на рабочем столе способствует снижению усталости и повышению концентрации при принятии решений. Беспорядок на нем может вызывать множество аспектов, отвлекающих внимание от текущей задачи.
Если на рабочем столе слишком много вещей, которые требуют постоянного передвижения, это может вызвать беспокойство и увеличить время, затрачиваемое на поиск нужного. Будьте более систематичны и внимательны в распределении предметов по местам. Не ставьте декоративные элементы на стол все сразу. Лучше оставьте небольшую часть и меняйте их каждую неделю для обновления внешнего вида письменного стола.
Организация рабочего стола должна соответствовать типу вашего труда и отражать ход мыслей и материалов. Если у вас линейное мышление, разделяйте документы по их виду, в соответствии с категориями задач.
При неформализованном труде (работа на основе проектов/клиентов) можно организовать пространство так, чтобы для каждого объекта было выделено отдельное место, включая папки, файлы и другие элементы. Выбор между концентрацией на процессе или проекте зависит от ваших приоритетов. Планируйте организацию рабочего пространства с их учетом.
Исследования подтверждают, что наличие растений в интерьере положительно влияет на эмоциональное состояние. Они помогают снизить уровень стресса, агрессии и способствуют улучшению настроения.
Творческий беспорядок на столе во время выполнения проекта допустим. Но важно регулярно проводить «обнуление» рабочего пространства. По завершении задачи или проекта очистите стол от ненужных элементов.
Организуйте вдохновляющее пространство. Многие находят воодушевление в виде заметок с текущими целями на месяц-два, квартал, размещенных на пин-доске.
Включение фотографий из личной жизни в рабочее пространство поможет не забывать, что жизнь – не только работа. Размещение снимков из путешествия, с родным/близким человеком и так далее напомнит о радостных моментах, украшая рабочий стол.
Существуют специальные мебельные системы для организации рабочего пространства. Перечислим обязательные элементы, входящие в них.
Это – основная деталь в рабочем пространстве. Он может быть компьютерным или письменным – всё зависит от специфики деятельности.
Важные критерии выбора:
В выборе стола можно отдать предпочтение модели с прямым краем или фигурным вырезом. Основное условие – избежать чрезмерного изгиба в лучезапястном суставе. Выбирайте модели с мягкой опорой для локтей. Существуют специальные гелевые подставки для мышки, которые подстраиваются под форму руки при контакте. Можно использовать более простые методы, такие как размещение маленькой подушки или скрученного полотенца на столе для обеспечения комфорта при работе с мышью.
Выдвижная клавиатура – удобное решение для экономии места, но при ее использовании могут возникать проблемы с расположением локтей, которые оказываются ниже, чем того требует эргономика. Сотрудник вынужден постоянно наклоняться, отрывать от спинки стула свою спину, что приводит к дискомфорту, а в некоторых случаях и к болевому синдрому. Оптимальнее использовать клавиатуру, установленную на столешнице.
В производстве компьютерных и письменных столов используют различные материалы:
Правильно выбранный стул должен:
В настоящее время востребованы офисные и компьютерные кресла. Они оборудованы колесиками, что делает их легко передвигаемыми по офису. Вращающееся сиденье позволяет человеку, не вставая, получать доступ к документам на ближайшей тумбочке или общаться с напарниками.
Характеристики, на которые стоит опираться, выбирая кресло для работы:
Учтите максимальную нагрузку, которую стул или кресло способны выдержать, а также обратите внимание на материалы, используемые для обивки:
Освещение имеет значительное влияние на производительность и самочувствие. В течение дня меняется способность работать сосредоточенно, равно как и такие параметры организма, как температура тела, частота сердцебиения, скорость усваивания пищи и синтез различных гормонов.
Наши гены и биологические часы контролируют эти процессы, которые следуют циркадным ритмам, настроенным на смену дня и ночи. Из-за того, что утром света больше, мы обычно чувствуем себя бодрее, поэтому многим людям легче и продуктивнее работать в первой половине дня. С наступлением темноты организм начинает вырабатывать гормон сна – мелатонин. Внимание ослабевает, чувство усталости усиливается, возникает желание отдохнуть.
Это означает, что способность сосредотачиваться и готовность к выполнению рабочих задач непосредственно связаны с уровнем освещенности в помещении. Из-за этого яркие лампы используются в местах, где необходимы активные действия и повышенное внимание людей: на стадионах, в бизнес- и торговых центрах. Существуют специальные устройства для светотерапии, которые помогают справляться с сезонными депрессиями в осенне-зимний период людям, живущим в северных регионах нашей страны.
По мнению Канадского центра охраны труда и техники безопасности, адекватное освещение рабочего пространства способствует улучшению общего самочувствия в конце дня: снижает вероятность головной боли и усталости глаз.
Стандартная норма освещенности для офисов и кабинетов составляет 300 люкс. Для оценки данного параметра на рабочем месте можно использовать люксметр или специальные приложения: для Android – Lux Meter, для iOS – Lux Light Meter Pro. Научные исследования показали, что для повышения производительности наилучший выбор – дневной и холодный свет, приближенный к естественному в ясный день. Это способствует бодрости, внимательности и активности. Теплый же способствует расслаблению, его лучше использовать в ночниках, торшерах, прикроватных бра и так далее.
Идеальная настольная лампа должна обладать следующими характеристиками:
Несколько дополнительных параметров для освещения рабочего пространства.
Каждый день офисные специалисты проводят много времени перед монитором ПК или экранами смартфонов и планшетов, внося информацию в систему и общаясь в сети. Поэтому правильно организованное рабочее место при использовании компьютера или ноутбука – залог комфорта и эффективности в современном офисе.
Важно соблюдать правильные дистанции:
Мобильные сообщения, не касающиеся работы, считаются одними из наиболее раздражающих факторов, отвлекающих от рабочего процесса. Из-за них человек часто прерывает труд, чтобы переключиться на экран смартфона.
Исследование, проведенное OfficeTeam, выявило, что среднестатистический офисный специалист в среднем затрачивает примерно 5 часов рабочего времени в неделю на коммуникации в личных целях и решение вопросов, не связанных с задачами. Это отвлечение существенно воздействует на производительность труда. На возврат к основной задаче и восстановление концентрации, ученые отметили, требуется около 15 минут. Из-за таких прерываний сотрудники теряют рабочее время, что приводит к задержкам и переработкам в попытках компенсировать упущенное.
В офисах типа open space зональное планирование и звукоизолирующие материалы имеют большое значение. Выбирая мебель и оборудование, прочие инструменты организации рабочего пространства, многие часто забывают о звукоизоляции, что ведет к проблемам с шумом, ухудшающим производительность.
Формат офиса – не основная проблема. Важно заранее предусмотреть правильное зонирование и материалы в дизайне, чтобы контролировать шум. Нужно уделить внимание отделке, мебели и специальным акустическим панелям для поддержания комфортной звуковой обстановки.
Перед организацией рабочих мест стоит провестит анализ обычного рабочего дня специалистов, выслушать их предпочтения. Понимание того, как люди проводят время, а также знание их нужд помогут максимально эффективно организовать бизнес-пространство.
Например, для определенных сотрудников требуется не 1, а 2 монитора, следовательно, габариты рабочих столов тоже должны быть больше. Каждая деталь, правильно учтенная при планировке офиса, помогает создать комфортное и продуктивное пространство.
Работая над организацией рабочего пространства, необходимо верно спланировать не только места для специалистов, но и все другие зоны: переговорные, обеденные, лаунж и так далее. Кроме того, они должны правильно располагаться относительно друг друга. Иначе работники будут расходовать время на перемещения между этажами или частями большой конторы, отвлекаться на коллег, отдыхающих на кофе-брейке или клиентов, пришедших на встречу.
Площадь офисного помещения также играет немаловажную роль. В маленьких нецелесообразно создавать большое количество кабинетов, в которых будет тесно. Лучшее – выбрать открытое рабочее пространство, зонировав его с помощью акустических кабин или перегородок.
Зон отдыха часто или вообще нет, или для них выделены оставшиеся после планировки основных рабочих пространств участки. Этот подход малоэффективен, поскольку сотрудникам надо иметь место для релаксации в течение дня, что способствует повышению их общей продуктивности.
Расположение зоны отдыха важно. Поблизости от кабинета руководителя или среди рабочих мест – не всегда оптимально: люди могут не использовать ее, боясь, что за ними наблюдает начальство, или создавать дискомфорт коллегам.
При отсутствии альтернативного места для зоны отдыха могут быть очень актуальны акустические перегородки. Они помогут сделать ее более уединенной и защитят от шума сотрудников, работающих по соседству.
Научные исследования показали, что наилучшая температура для когнитивной деятельности составляет примерно 21–22 градуса Цельсия, а минимальная, при которой организм может работать умственно без дополнительной нагрузки на обогрев, составляет 16 градусов по Цельсию.
Оптимальный уровень влажности в помещениях, включая коворкинги, комнаты и кабинеты, составляет 30–50 %.
Существует 3 уровня:
Идеально, если стол снабжен специальными отверстиями или кабель-каналами, которые позволяют спрятать шнуры и избежать беспорядка. Кроме того, на рынке доступны специальные держатели (самоклеящиеся, магнитные), удерживающие провода в нужных местах и предотвращающие их перемещение.
Адекватно организованное рабочее место является крайне важным фактором, влияющим на эффективность и продуктивность сотрудников. Это помогает оптимизировать использование времени и успешно решать задачи, поставленные руководством и заказчиками.
Читайте также