26 октября 2023

Организация рабочего места

1354

Время чтения: 13 минут

Open Space в офисе: правила организации и лучшие решения

1848

Время чтения: 13 минут

Сохранить статью:

О чем речь? Опен спейс в офисе требует грамотного подхода, так как такая форма организации не лишена недостатков: повышенного шума, нехватки личного пространства и высокой вероятности простудных заболеваний.

На что обратить внимание? В таких условиях важно правильно выбрать и расставить мебель, которая будет выполнять не только свои основные функции, но и станет элементом зонирования и декора.

Из этого материала вы узнаете:

Плюсы и минусы офиса опен спейс
Правила организации офиса опен спейс
Идеи для эффективного опен спейс офиса
Требования к мебели в офис опен спейс
Расстановка мебели в офисе опен спейс
Освещение и декор офиса в опен спейс
Часто задаваемые вопросы об опен спейс в офисе

Плюсы и минусы офиса опен спейс

Само понятие звучит довольно ново, но давайте разберемся, что это. Так называют единое рабочее пространство, разбитое на функциональные островки, которые могут быть разделены специальными экранами на зоны. Такая планировка называется открытым пространством. Подобный тип обустройства офиса наиболее популярен и моден.

Однако, как ни странно, впервые об открытом проектировании зоны для работы заговорил еще князь Потемкин. Именно так реформатор обустраивал площадки для различных хозяйственных и социальных проектов.

плюсы и минусы офиса опен спейс

Приблизительно одновременно идея планировки, называемой «Открытое пространство», стала распространяться в Англии. Примером послужило здание, полностью заставленное рабочими столами. Оно называлось Ripley Building. Уже в XIX веке, когда была налажена телефонная связь, инфраструктура городов стала включать в себя так называемые «Муравейники» – call-центры с огромным количеством столов, расположенных почти вплотную друг к другу.

Еще в XX веке бум индустриализации в Америке стал источником множества интересных идей по планированию офисов. К примеру, по проекту тогда еще будущего архитектора Фрэнка Даффи в 1960 году была введена офисная конвейерная система. Все члены коллектива находились в одной большой комнате, а наиболее трудоспособные получали отдельные кабинеты.

Для России такой формат стал актуальным только в конце 90-х годов. Признание он получил довольно быстро, так как был очень удобен.

Руководителям формат Open Space подарил возможность кругового обзора (то есть контроля), а также финансовую выгоду. Все потому, что содержать один большой офис проще и дешевле, чем несколько персональных кабинетов.

Примечательно, что сейчас офисами формата Open Space могут похвастать многие прогрессивные компании и даже такое учреждение, как «Сбербанк», оформленное в располагающем зеленом цвете. Там наблюдается линейная модель расстановки рабочих столов, удобные диванчики для посетителей и ширмы, отделяющие финансистов друг от друга.

Другие плюсы предложения:

Быстрота решения рабочих вопросов благодаря упрощенной коммуникации сотрудников и начальства.
Комфортная и уютная обстановка. В ней приятно работать, она не создает психологического напряжения.
Правильный контроль позволяет руководителю группы или директору отслеживать выполнение любой поставленной задачи. При этом работник не сможет схалтурить или упустить что-то.
Нет возможности строить интриги. Это просто негде делать, все видят друг друга.
Простота информирования коллектива. В таком офисе намного быстрее можно донести свои мысли до сотрудников.
Легкость трансформации. В зависимости от целей помещение можно преобразовывать путем установки ширм либо как угодно по необходимости. В условиях сужения либо расширения задач обстановку можно легко менять.
Такой формат удобен для клиента. Не нужно кружить из кабинета в кабинет для получения консультации: все в одном месте.
Простой тимбилдинг. Когда люди находятся в одном пространстве долгое время, они объединяются общей целью, что сближает их.

Правила организации офиса опен спейс

Для сведения всех описанных рисков к минимуму необходимо обустроить комфортное рабочее место, приняв следующие меры.

Обеспечение возможности контроля внутренней среды

Это показатели температуры, влажности, проветривания. В этом могут помочь:

Терморегуляторы на радиаторах и конвекторах.
Климатическая техника и пульты управления ей.
Персональные диффузоры для сотрудников.
Вентиляция и открывающиеся окна.

Качественное проветривание

Обеспечьте правильную работу кондиционеров, и вы получите:

Устранение всевозможных загрязнений вроде смога, сигаретного дыма, углекислого газа, а также взвешенных частиц.
Достаточный приток кислорода в помещение.
Мониторинг уровня углекислого газа в помещениях с обилием людей.

Кроме всего прочего, для упрощения контроля воздушного потока логично вмонтировать специальный гаджет. Обеззараживать воздух в офисе помогут бактерицидные облучатели-рециркуляторы. Можно установить кварцевые лампы для дезинфекции.

Необходимо контролировать освещенность и вид из окна

Open Space предполагает:

Индивидуальное освещение рабочего места каждого сотрудника с возможностью позонного управления.
Персональные осветительные приборы.
Обилие дневного света.
Возможность обособленного освещения рабочего места возле окна\атриума.
Избавление от бликов солнечного света при помощи плотных штор.

Сведение к минимуму посторонних шумов

Одно из важных условий психологически комфортной работы в таком виде офиса. Для этого необходимо:

расположить электронику и оргтехнику как можно дальше от рабочих мест;
расставить переносные либо предусмотреть наличие постоянных перегородок;
создать «комнаты тишины», используемые для приватных переговоров, отделать их звукоизолирующими материалами;
обеспечить наличие зон для неформального общения и создания доверительных отношений. В них сотрудники должны иметь возможность уединения либо работы небольшим составом;
спроектировать помещение так, чтобы отделы, где совершается множество звонков и обсуждений, находились как можно дальше от отделов для «тихой» работы;
перевести часть желающих сотрудников на удаленную работу для минимизации угроз распространения вирусов и улучшения концентрации других клерков. При необходимости давать больничные на 1-2 дня.

Сделайте интерьер офиса приятным и удобным

Понадобится:

Создать удобную зону для хранения документов, одновременно продумав внешний вид.
Позаботиться об эстетической стороне пространства и сделать его максимально удобным для эксплуатации.

Далее рассмотрим самые удачные примеры планировки таких помещений.

Идеи для эффективного опен спейс офиса

Создать не рабочие места, а функциональные зоны

Гибкий офис обычно не бывает привязан к определенному месту, но имеет разделение на участки. Есть территория для работы в тишине, переговоров и конференций, обдумывания стратегий, неформального общения наедине и отдыха. Для изменяющегося графика такой тип планировки как нельзя кстати.

Нужно знать не только количество сотрудников, но и то, сколько им необходимо времени:

на тихую, вдумчивую работу;
рабочие обсуждения внутри коллектива;
общение с клиентами онлайн и по телефону;
очные встречи;
неформальное общение.

создать не рабочие места, а функциональные зоны

К примеру, штат фирмы насчитывает приблизительно 100 человек.

Около 30% времени уходит на работу в тишине. Для этого создайте зал на 30–40 человек с возможностью обсуждений.
Приблизительно 20% времени – телефонные переговоры. Для этого разместите в офисе 5-6 кабин с телефонией.
10% от общего времени уходит на мозговые штурмы. Для них подойдет зал с общим столом и стендами для записей.
Последние 30% – время для совещаний. Для этого понадобится несколько отдельных зон, одна из которых приватная.

Для отдыха команды можно обустроить несколько маленьких либо одну большую рекреацию.

Расставить чуть иначе мебель и добавить растений

Для создания рабочей зоны, приспособленной под нужды тех, кому требуется сосредоточенность и внимательность, можно просто поменять местами столы. Уюта добавят всевозможные растения, сувениры, приятные мелочи, а также высокая мебель. Существуют передвижные ширмы для создания конфиденциальной атмосферы. С ними вы сможете чувствовать себя на работе как дома.

Немалый дискомфорт в офисе доставляет то, что все видят, чем занят работник за своим компьютером.

Хороший выход – установка экранов конфиденциальности, которые позволяют видеть происходящее только сидящему за монитором человеку.

Сделать будки для разговоров

Еще одна проблема – невозможность личных разговоров, которыми вы не будете мешать другим, а они не будут беспокоить вас. Хороший выход из ситуации – звуконепроницаемые будки. Они должны выглядеть, как пеналы на 1-2 человек, оббитые звукопоглощающим материалом. Подходят даже обычные телефонные будки в английском стиле.

Расставить капсулы для уединения

Весьма популярный вариант опен спейса, где можно спокойно работать в одиночестве либо с коллегой. Для этого устанавливают специальные кресла-кабинки либо звуконепроницаемые ниши. Такое решение завоевало популярность по всему миру.

Скреативить яркую релакс-зону

Неотъемлемая часть комфорта и удобства на рабочем месте – возможность смены деятельности. Важно создать уголок, где можно будет выпить кофе, пообщаться и обдумать новые идеи. Для этого подойдет специальная зона отдыха. Потребуется краска, кресла и пуфы, элементы декора. По времени создание такого пространства занимает максимум один день.

скреативить яркую релакс-зону

Результат: вы получите хорошее место как для работы, так и для фотографий. Можно добавить туда аквариум с рыбками либо и вовсе соорудить миниатюрный зооуголок, который будет поднимать настроение и дополнительно дисциплинировать.

Требования к мебели в офис опен спейс

Как и любая другая, она должна быть:

удобной;
практичной;
безопасной;
приемлемой по цене;
стильной и подходящей под интерьер. Последний пункт очень важен, так как в ситуации, когда все на виду, любая деталь смотрится совсем иначе.

По этой причине основные требования относятся к материалу, из которого сделана мебель. Вне конкуренции по внешним данным остается дерево и его имитация. Шкафы и стеллажи остаются главными по прочности. Приобретая пластиковую мебель, вы должны знать, что она выдержит большие нагрузки.

Большое внимание должно уделяться мягкой мебели, ведь она активно эксплуатируется. Ее внешняя обивка и наполнение должны быть долговечными. Внутренняя часть должна быть крепкой и упругой, но мягкой. Лучше всего выбрать в качестве наполнения синтепон, синтетический пух, полиуретан либо войлок.

В свою очередь, обивка должна быть:

прочной и крепкой;
практичной;
простой в уходе;
элегантной и красивой.

Самый лучший офисный диван – тот, что оббит натуральной либо искусственной кожей. Также возможно использовать ворсистую ткань или жаккард. Чехлы для мебели тоже сделают ее более практичной.

Расстановка мебели в офисе опен спейс

При проектировании интерьера нужно принимать во внимание:

Статус фирмы и ее позиции на рынке.
Специфику работы и детали отношений между клиентом и сотрудниками, членами коллектива и руководством.
То, по какому маршруту передвигаются посетители.
Время рабочей активности коллектива.
Простоту доступа работников к общим зонам.
Сочетания цветов в оформлении.
Рациональность использования пространства.

При построении офиса по модели Open Space можно придерживаться принципа модулей. Это позволит использовать каждый сантиметр рабочей площади правильно. Главное достоинство – компактность.

Создать личную территорию для каждого сотрудника помогут надстройки и тумбы. Так можно соединить несколько рабочих мест и добиться эффекта островка для работы сообща. При условии, что речь идет об открытом офисе, подойдет вариант формирования групповой рабочей станции с вместимостью от трех до четырех человек.

Любой открытый офис должен быть оснащен отдельным залом для переговоров и презентаций. При проектировании офиса можно прибегнуть к помощи мебельной компании, которая не только снабдит офис всем необходимым, но и поможет с составлением его макета.

Планировка рабочих мест

Если планируется создать офис на команду до 10 человек, проще простого разместить мебель и все необходимое по периметру, создав кольцо. В основном комнаты для офисов бывают не квадратными, а прямоугольными, что оставляет свободу для перемещений.

При задумке офиса на 30 человек возможен полет фантазии. При наличии просторной комнаты с хорошей акустикой вам подойдет островная планировка. Она даст возможность снизить концентрацию людей на квадратный метр. При относительно тихой деятельности и необходимости объединения лучше выбрать линейную модель с рядами рабочих мест.

Большие офисы в основном проектируют по модульному принципу. Создать в них гармоничную атмосферу поможет дизайнер. В модульных офисах каждая часть выполняет функцию отдела. Они зонируются перегородками, чил-аутами и стеллажами.

планировка рабочих мест

Смысл концепции «Открытое пространство» заключается в том, что рабочие места создают в помещении, лишенном перегородок и громоздких стен. Его можно адаптировать под эксплуатацию современной многозадачной компанией. Такое пространство позволяет проще взаимодействовать между собой.

В большинстве случаев мебель для таких офисов относится к стилю hi-tech. Она многофункциональна за счет обилия различных полок и шкафов, которые сами несут разграничительную функцию. Еще одним главным, наряду со стилем, свойством офисов Open Space является эргономичность. Каждый стол должен иметь обтекаемые вырезы для рук, кромку из полиуретана. С ней пользоваться мебелью будет легко и приятно. Тумбы часто имеют персональные замки.

Набор мебели доя сотрудника. Хранение документации

Классическая комплектация включает в себя стол, кресло и тумбу, в дополнение к которым могут быть шкафы или стеллажи для зонирования. Еще офисная мебель должна иметь отверстия под провода, секции под их укладку, а также кабелевод.

Модульная корпусная мебель, в частности шкаф, позволяет собрать именно то, что будет помогать в решении конкретных задач, а также легко вписывается в интерьер.

Для организации оригинального пространства офиса можно комбинировать мебель разной высоты и габаритов, выполненные из самых современных материалов. У нее должна быть правильно оформленная задняя крышка, оббитая ламинированной древесно-стружечной плитой. Можно сэкономить средства, поставив двухсторонние шкафы с общей задней стенкой.

Стеклянные перегородки и отдельные кабинеты

Как бы там ни было, без отдельных кабинетов в опен спейс тоже не обойтись. Отдельные уголки нужно найти для переговорных и кабинетов главных менеджеров. Частое решение дизайнеров для отдельных офисов – стеклянные ширмы. Но такое разделение весьма условно, ведь стекло не позволяет действовать уединенно.

Преимущество таких стен только лишь в звукоизоляции. Сейчас такой декораторский прием довольно сомнителен, потому как работать на виду согласится не каждый. Это толкает на применение стеклянных стен только для общих комнат.

стеклянные перегородки и отдельные кабинеты

Говоря о креслах, в основном выбор падает на складные модели, которые легко трансформировать и перемещать. Это свойство помогает в короткие сроки освобождать как можно больше места в помещении. Но они должны быть также и надежными, выдерживать вес и манеру посадки разных людей. Предпочтительны очень удобные экземпляры, так как сидеть приходится иногда не один час. По этой причине все товары нужно предварительно тестировать.

В кабинете руководителя мебель должна вызывать чувство стабильности и комфорта. У нее должна быть дорогая и массивная фурнитура.

Материалам для такой мебели следует быть натуральными. У нее массивные столешницы и ножки. Для кабинетов в стандартные наборы включают, кроме описанных выше предметов, еще и журнальные столы, тумбы-фригобары, стеллажи и шкафы разной высоты, стойки для брифинга и столы для дискуссий. Такая мебель позволяет создать даже в маленьком офисе несколько зон.

Кухня и уголок отдыха

В крупных бизнес-центрах практически всегда работают кафе, где персонал может подкрепиться горячим обедом. Тем не менее место для приготовления чая или кофе в уединении нужно предусмотреть непременно. Большие офисы зачастую имеют несколько зон со столиками и диванчиками для отдыха. Маленькие – часто совмещают кухню и комнату для релаксации, а иногда и только кухню. При возможности обустройства только первого там можно разместить барную стойку со стульями и стол.

Постарайтесь разместить кухню автономно от основного офиса. Для разграничения используйте дверь. Это даст возможность обедающим разговаривать, не отвлекая тех, кто работает.

Освещение и декор офиса в опен спейс

Что касается первого, то тут характерно многообразие видов. На практике лучше всего себя показывают споты, точечный свет и офисные светильники «Армстронг». Многие работодатели предлагают своим подчиненным индивидуальные настольные лампы с множеством режимов работы. В данном случае важно оценить, насколько логичным это решение будет для ограниченной площади. При недостатке места лучше сделать выбор в пользу моделей на струбцинах либо подвесных.

Для офисной мебели главный критерий – удобство, а для техники – надежность и качество. Применимо это и к розеткам, тройникам, проводам, а также к удлинителям. От последних стоит отказаться и выбрать Pilot с переключателями на корпусе.

освещение и декор офиса в опен спейс

Без множества проводов офис будет выглядеть намного более стильным и современным. Для их маскировки подойдут специальные кабель-каналы. Если же они не предусмотрены, образовавшуюся «паутину» можно пустить между рабочими столами. Необходим максимально короткий и удобный подвод к столешнице.

Встраиваемые розетки помогут избежать проблемы задевания проводов соседнего монитора. Кроме того, технике не будет угрожать падение от неловкого движения рук. Цена таких розеток зависит от функционала и внешнего вида, так как вертикальные образцы дешевле горизонтальных. Такие розетки легко опускаются под стол, что упрощает уборку и оберегает от лишней пыли.

В основном офисы крупных компаний выполнены в строгой стилистике и расцветке. Добавить в эту жесткость умиротворения поможет обилие растений в горшках, бесшумные фонтанчики, аквариумы и картины на стенах.

Растения в опен спейс просто необходимы. Дело в том, что они вырабатывают кислород, который быстро заканчивается в процессе активной деятельности, от чего сотрудники чувствуют сонливость и апатию. Страдает и концентрация внимания, из-за чего «поймать рабочую волну» очень сложно. Все комнатные цветы, в том числе фикусы, пальмы, разные лозы «съедают» углекислый газ и насыщают кровь кислородом, придавая бодрость и повышая работоспособность.

Как ни крути, но живые растения требуют регулярного ухода. Если в силу нехватки времени он невозможен, хорошей альтернативой флоре станет стабилизированный мох. Им можно украсить отдельные участки в виде панно либо же подойти оригинально и оформить им всю стену. Это не окажет особого оздоровительного действия, но позволит расслабиться и улучшит эмоциональный фон.

Часто задаваемые вопросы об опен спейс в офисе

Каким компаниям подходит формат открытого офиса?

Если компания нацелена на совместные действия всех членов команды как звеньев одной цепи, опен спейс – лучший вариант для комфортного размещения. Находясь в разных кабинетах, сотрудники не смогут в полной мере взаимодействовать между собой на благо компании. Свобода движений в этом случае – лучшая мотивация.

Как проводить совещания в опен спейс офисе?

Распространенная ситуация: у коллектива накопилась масса вопросов к тимлиду либо проектному менеджеру и, за неимением отдельного помещения для этого, они обсуждают наболевшее непосредственно в его кабинете, отвлекая его от дел. Побороться с этим помогут частые совещания.

Для удобства «удаленщиков», работающих в компании, такие переговоры можно проводить в онлайн-формате через рабочие программы, аналогичные Zoom. Часы, отведенные для их проведения, снизят уровень шума и дадут каждому возможность высказать свою точку зрения, что повысит продуктивность.

Как улучшить опен спейс офис?

При маленьком коллективе фирмы все нюансы поведения внутри нее можно обсуждать устно с учетом всех пожеланий. Если же речь о большом штате, то для него проще всего разработать правила поведения и деловой этикет. Можно провести тайный опрос при помощи Google Forms либо голосование в корпоративной HRM-системе и по результатам выяснить, что больше всего не нравится коллективу.

Отталкиваясь от этого, можно и нужно начать действовать. Небольшой список того, что нельзя делать в офисе открытого типа:

Решать вопросы личного характера. Это можно сделать в столовой либо на улице, когда вас никто не слышит.
Потреблять пищу с яркими ароматами. Возможно, это не понравится остальным и вызовет шквал негативных эмоций. Для поедания ароматной пищи можно выбрать уединенный угол.
Петь либо кричать во время прослушивания музыки в наушниках. Это может сильно отвлекать коллег по цеху. Если так поступает кто-то другой и это мешает вам самому, купите беруши.
Повышать голос во время разговоров. Это отвлекает людей вокруг и к тому же может не понравиться клиентам.

Офис является хорошим местом для введения корпоративной культуры. HR-менеджер должен хорошо осознавать, что комфортные условия труда помогут удержать коллектив от текучки кадров. Правильная организация рабочих мест сможет не только сберечь финансы, но и повысить лояльность сотрудников и соискателей именно к этой фирме.

Вам может понравиться

B-TONE

Кабинеты руководителя

от 134 798 ₽

Подробнее

DANTE

Кабинеты руководителя

от 213 401 ₽

Подробнее

DUCATI

Кабинеты руководителя

от 622 595 ₽

Подробнее

ERA

Кабинеты руководителя

от 138 359 ₽

Подробнее

LINE

Кабинеты руководителя

от 268 108 ₽

Подробнее

LIVERPOOL

Кабинеты руководителя

от 159 150 ₽

Подробнее

MORRIS

Кабинеты руководителя

от 31 414 ₽

Подробнее

ONIX WOOD DIRECT

Кабинеты руководителя

от 34 765 ₽

Подробнее

TIME.S

Кабинеты руководителя

от 58 274 ₽

Подробнее

YALTA

Кабинеты руководителя

от 17 486 ₽

Подробнее

ZENN

Кабинеты руководителя

от 28 180 ₽

Подробнее

ALTA

Мебель для персонала

от 17 906 ₽

Подробнее

ARREDO

Мебель для персонала

от 20 323 ₽

Подробнее

AVANCE

Мебель для персонала

от 9 014 ₽

Подробнее

ESTETICA

Мебель для персонала

от 17 511 ₽

Подробнее

IMAGO-MOBILE

Мебель для персонала

от 25 599 ₽

Подробнее

LOFTIS

Мебель для персонала

от 15 909 ₽

Подробнее

PUBLIC COMFORT

Мебель для персонала

от 8 116 ₽

Подробнее

STYLE

Мебель для персонала

от 6 120 ₽

Подробнее

XTEN

Мебель для персонала

от 8 408 ₽

Подробнее

3 лайфхака, как выбрать лучшую офисную мебель и сэкономить
до 50% бюджета

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели

Офис — это своеобразная визитная карточка компании. Поэтому офисный интерьер должен быть солидным, респектабельным, функциональным и практичным. Но обязан ли он при этом быть дорогим? Вовсе нет: существует множество способов сэкономить при покупке офисной мебели.

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили подборку полезных документов. С её помощью можно не только сэкономить, но и обустроить красивый и уютный офис. И да, это бесплатно!

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели