28 декабря 2023

Организация рабочего места

1015

Время чтения: 10 минут

Рабочее место секретаря: правила организации и выбора мебели

909

Время чтения: 10 минут

Сохранить статью:

О чем речь? Рабочее место секретаря – лицо компании, то, что клиенты видят первым. Важно выбрать удобную и красивую мебель, обеспечить работника техникой и зонировать пространство таким образом, чтобы в нем было просто перемещаться.

На что обратить внимание? Мебель выбирается в зависимости от функций секретаря в компании. Если он общается лично с клиентами, необходимо разместить диваны или кресла, если же секретарь больше занят бумажной работой – продумать системы хранения документов.

Из этого материала вы узнаете:

Организация рабочего места секретаря
Выбор мебели для рабочего места секретаря
Необходимая техника для рабочего места секретаря
Часто задаваемые вопросы о рабочем месте секретаря

Организация рабочего места секретаря

Центром притяжения людей и вопросов в любом офисе является приемная. Каждый руководитель хочет, чтобы работа фирмы была организована на высшем уровне, а бизнес-задачи щелкались как орешки. Властелином приемной по праву можно считать секретаря, который нередко сочетает в себе две должности: свою и офис-менеджера.

организация рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря должно быть удобным и функциональным, поскольку именно от его действий зависит скорость решения поставленных задач и даже в некотором роде репутация компании. Приемная должна быть грамотно организованной, удобной и уютной, расположение и интерьер также играют немаловажную роль.

Требования информационной защищенности и безопасности сотрудников и клиентов должны соблюдаться в обязательном порядке. Не забываем также об экономической составляющей: аренда может занимать весомую долю в бюджете компании, поэтому должна быть оправдана удобными и комфортными условиями.

Рабочее место секретаря должно быть организовано исходя из принципов рациональности и эффективности. Для выполнения трудовых обязанностей референту необходимо от 12 до 16м² площади. Помещение для приемной должно отвечать следующим требованиям:

иметь удобные подходы к мебели и устройствам;
предусматривать техническую возможность установки дополнительного оборудования;
в некоторых случаях предоставлять возможность создания особых условий.

Организация рабочего места секретаря представляет собой совокупность мер по техническому оснащению определенной зоны или помещения необходимыми средствами и мебелью для эффективного выполнения поставленных задач. При проведении организационных мероприятий должны быть учтены антропометрические данные сотрудника с целью обеспечения выполнения требований по охране труда.

Читайте также

«Как организовать рабочее место: правила, нормы, ошибки»

Подробнее

Секретарь – это именно тот человек, который первым входит в контакт с новыми клиентами, он фактически является лицом фирмы, поэтому его рабочее место должно быть организовано грамотно и точно, как по образцу. Чаще всего мнение клиентов о компании складывается после оценки приемной.

Для утверждения и согласования планировки нередко используют схему рабочего места секретаря, которая визуально показывает требования и характеристики, необходимые для создания удобной зоны при экономном распределении полезной площади офиса:

Территориально рабочее место должно быть расположено в непосредственной близости от кабинета начальника. Кроме того, секретарь должен видеть всех входящих в приемную людей и находиться на небольшом расстоянии от дверей к руководителю. Оптимальным вариантом будет являться центр комнаты.
Приемная должна быть оборудована только теми предметами интерьера, которые необходимы специалисту для работы.
Мебель для посетителей, например, кресла или диван для ожидания, должна быть расположена в поле зрения секретаря.

рабочее место секретаря

Приемную визуально можно разделить на три зоны:

стол секретаря с компьютером и другой техникой для работы;
зона для посетителей, где могут находиться мягкие кресла или диваны, кулер с водой;
вспомогательная территория – шкафы, копировальный аппарат, факс.

Наилучшим вариантом планировки в данном случае считается П-образное расположение мебели, техники и предметов интерьера, в зависимости от зонирования.

Выбор мебели для рабочего места секретаря

При выборе мебели для приемной офиса обратите внимание прежде всего на ее функциональность. Основная ее задача – завершить организацию деловой зоны, сделать ее комфортной и удобной как для клиентов компании, так и для ее сотрудников.

Читайте также

«Из какого материала мебель лучше: правила выбора»

Подробнее

Основные критерии, которым должна отвечать мебель для офиса:

эргономичность – среди сотрудников могут происходит рокировки, поэтому мебель должна быть удобной для разных людей;
комфорт – один из основных критериев выбора, поскольку человек на своем рабочем месте проводит максимальное количество времени трудового дня;
экологичность – постоянный контакт с вредными материалами и веществами может нанести непоправимый вред здоровью, поэтому важно выбирать модели, прошедшие проверку качества;
прочность – мебель для офиса приобретается на длительный срок, поэтому должна быть достаточно износостойкой.

Поскольку предметами интерьера приемной будут пользоваться не только сотрудники компании, но и ее клиенты, необходимо организовать и удобное рабочее место секретаря, и комфортную зону ожидания для посетителей.

выбор мебели для рабочего места секретаря

В зависимости от потребностей компании можно выделить две разновидности мебели:

Комплексные гарнитуры или наборы. Лучше всего их устанавливать в общественные и большие приемные. Все предметы интерьера выдержаны в едином стиле, из одинаковых материалов и вместе создают удачную декоративно-прикладную композицию.
Штучная мебель. Станет отличным вариантом для небольшой зоны в помещении, выделенной для рабочего места секретаря. Каждый предмет интерьера представляет собой отдельный элемент, который можно успешно вписать в законченную композицию, без замены всех остальных.

Мебель может быть разборной или нет, а также трансформируемой, встроенной или мобильной. Универсальными считают модифицируемые модели, поскольку без особых усилий и длительного времени можно изменить начальную форму и, как следствие, функциональное предназначение предмета интерьера.

Читайте также

«Закупка мебели по 44-ФЗ: особенности, ограничения, запреты»

Подробнее

Встроенная мебель должна быть заказана и установлена уже на этапе ремонта помещения, в отличие от мобильных предметов, ее нельзя будет перенести в другое помещение или сделать перестановку по усмотрению сотрудников.

Приемная представляет собой сердце офиса, его мозговой и координационный центр, поэтому интерьер должен быть продуман с точки зрения функциональности до мелочей. Традиционно рабочее место секретаря включает в себя:

стол специалиста или стойку-ресепшн, в зависимости от масштабов помещения;
зону ожидания, оборудованную мягкой мебелью: диваном, креслами, мягкими стульями;
журнальный столик для посетителей;
мебель для хранения документации (стеллажи, шкафы, тумбы);
шкаф или открытую вешалку для верхней одежды клиентов.

Площадь рабочего стола секретаря должна позволять установить на нем компьютер и офисные принадлежности. Чаще всего образцы столов или стоек изготавливают из древесины, но встречаются модели из стекла и металла. Материал, из которого изготовлена мебель, определяет ее конечную стоимость.

В каталогах магазинов можно встретить столы различной формы: прямые, угловые, полу- или круглые. Удачным решением будет покупка стойки-ресепшена, если позволяет место и бюджет компании. Конструкция ее имеет два уровня:

на нижнем уровне находится стол секретаря с шириной столешницы 90 см, где можно разместить компьютер, телефон и офисные принадлежности, необходимые для работы;
верхний уровень расположен на высоте 115 см, он нужен для комфорта клиентов: при разговоре со специалистом, они смогут положить свои документы или папки.

При выборе рабочего кресла для секретаря обратите внимание на модели с подлокотниками, механизмами регулировки сидения по высоте и наклона спинки. Самыми удобными шкафами по праву признаются неглубокие модели, в который глубина полок приблизительно равна ширине скоросшивателей. Их можно установить по периметру кабинета, при этом они не займут полезного пространства и справятся с функцией хранения документов на ура.

Приемная часто воспринимается как визитная карточка компании, она должна быть идеальной для глаза клиента и функциональной для сотрудника. Именно поэтому зачастую выделяют две основных зоны: рабочее место секретаря и территория ожидания.

расположение рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря лучше располагать на стойке-ресепшен. Этот вариант по многим критериям превосходит обычный письменный стол. На рынке представлены варианты стоек разной формы, размера и внутреннего наполнения. Если выбор все-таки пал на рабочий письменный стол, то нелишним дополнением будут специальные тумбочки для канцелярии и документов, а также стеллажи для скоросшивателей.

Стойка может быть размещена в приемной как минимум двумя способами:

сбоку от входа – при этом сотрудники (если она достаточной длины, то за ней могут работать одновременно несколько человек) не помеха на пути движения посетителей, а по желанию клиента могут дать консультацию или ответить на интересующий вопрос;
напротив двери – не менее удобный вариант, поскольку секретарь первым видит клиента и может сориентировать его по любым необходимым действиям.

В зоне ожидания ставят кресла, мягкие стулья или небольшие офисные диванчики. Причем мебель должна быть расположена таким образом, чтобы клиент услышал или увидел, что секретарь предлагает ему пройти на прием к руководству.

Выбор мебели для зоны ожидания напрямую зависит от площади помещения: в маленьком офисе достаточно будет нескольких стульев, расположенных вдоль свободной стены, а в большой приемной можно поставить мягкие диваны с журнальными столиками. Обязательным атрибутом этой площадки является шкаф или вешалка для верхней одежды посетителей.

При выборе стильной и привлекательной мебели не забывайте уделить внимание степени износостойкости. Например, для зоны ожидания лучшим вариантом будут кресла или диваны, обтянутые кожзаменителем. Он легко моется, не теряет презентабельного вида и выглядит стильно. Классическим, самым популярным материалом, используемым при изготовлении стойки и другой корпусной мебели, является ДСП или МДФ. Они популярны из-за невысокой стоимости и большого выбора расцветок. Можно найти вариант практически для любого интерьера.

В погоне за функциональностью и стилем старайтесь не перегружать помещение лишними деталями. Клиент не хочет быть зажатым в тиски в ожидании встречи с директором. Важно, чтобы в помещении был свободный воздух, тогда человеку будет комфортно, и, скорее всего, у него сложится положительное впечатление о компании, он еще не раз обратится за оказанием услуг или приобретением товаров.

Необходимая техника для рабочего места секретаря

Компьютер

В настоящее время – это основной инструмент работы офисного сотрудника. При выборе техники обратите внимание на количество оперативной памяти и мощность процессора. Специалист должен при работе за компьютером выполнять задания быстро и эффективно, не ожидая несколько часов, пока загрузится страница. Размер монитора надо выбирать в зависимости от габаритов места, поскольку он оказывает непосредственное влияние на эргономику пространства.

Клавиатура и мышь

Удобство и эргономичность при выборе этих инструментов должны стоять на первом месте. Если они подобраны правильно, то у сотрудника не будет постоянного напряжения в руках, а, следовательно, работа будет складываться намного эффективнее. Сейчас на полках магазинов можно найти специальные клавиатуры с разделенными клавишами и подставкой для запястья, а также компьютерные мыши с возможностью настройки чувствительности отклика.

Читайте также

«Организация рабочего пространства: нормы, методы, ошибки»

Подробнее

Принтер и сканер

Первый рекомендуем выбирать с функцией печати с двух сторон, с возможностью подключения к локальной сети компании. При выборе сканера обратите внимание на расширения обработки файлов, чем они больше, тем более качественные документы вы получите на выходе.

Программное обеспечение

У секретаря должен быть открыт доступ к специальным программам и приложениям для эффективного выполнения должностных функций. Например, текстовые редакторы, специальное ПО для организации работы с помощью электронной почты и календаря, таблиц. Программное обеспечение должно быть удобным, позволять выполнять возложенные на специалиста задачи.

программное обеспечение

Копир

Универсальная техника, которая за минуты создает копии документов, при этом не обращаясь к компьютеру. Для удобства использования выбирайте модель, которая делает копии с максимально возможной скоростью и оснащена функцией автоматической подачи бумаги.

Телефон

Он – связующее звено между коллегами, позволяет клиентам задавать интересующие их вопросы о работе компании дистанционно. Телефон должен поддерживать гарнитуру и громкую связь, рекомендуется также обратить внимание на качество звука в динамике.

Принадлежности

Эта категория может включать в себя как большое количество пунктов, так и меньшее, вот основные из них:

канцелярские принадлежности;
офисная бумага, блокноты и ежедневники;
различные папки для хранения документов;
калькулятор.

Часто задаваемые вопросы о рабочем месте секретаря

Сколько нужно канцтоваров?

Для эффективной работы не требуется большого разнообразия канцелярии на рабочем столе. Под рукой должно находиться только то, что используется постоянно. Все ненужное лучше убрать в тумбу или в стол.

Сколько ставить личных вещей на стол?

Рабочее место должно быть комфортным, поэтому допускается хранение на столе личных вещей, например, фотографий. Ограничивайте себя в желании сделать его более уютным и остановитесь на трех приватных предметах, этого будет более чем достаточно.

Какова роль психологии при организации рабочего места?

Психологический момент несомненно играет большую роль как при расстановке мебели, так и при выборе цветового решения в интерьере офиса. Доказано, что люди, привыкшие к правостороннему движению, могут не обратить внимание на стойку секретаря, расположенную слева.

Не рекомендуется использовать яркие цвета при оформлении, поскольку это будет отвлекать внимание как работников, так и клиентов. Светлые и пастельные тона смогут добавить интерьеру спокойствия и создадут атмосферу доверия.

Секретарь фактически организует работу всего офиса. От того, насколько он профессионально выполняет свои должностные обязанности, во многом зависит успех всего предприятия. Именно поэтому рабочее место этого специалиста должно быть комфортным и функциональным.

Вам может понравиться

B-TONE

Кабинеты руководителя

от 134 798 ₽

Подробнее

DANTE

Кабинеты руководителя

от 213 401 ₽

Подробнее

DUCATI

Кабинеты руководителя

от 622 595 ₽

Подробнее

ERA

Кабинеты руководителя

от 138 359 ₽

Подробнее

LINE

Кабинеты руководителя

от 268 108 ₽

Подробнее

LIVERPOOL

Кабинеты руководителя

от 159 150 ₽

Подробнее

MORRIS

Кабинеты руководителя

от 31 414 ₽

Подробнее

ONIX WOOD DIRECT

Кабинеты руководителя

от 34 765 ₽

Подробнее

TIME.S

Кабинеты руководителя

от 58 274 ₽

Подробнее

YALTA

Кабинеты руководителя

от 17 486 ₽

Подробнее

ZENN

Кабинеты руководителя

от 28 180 ₽

Подробнее

ALTA

Мебель для персонала

от 17 906 ₽

Подробнее

ARREDO

Мебель для персонала

от 20 323 ₽

Подробнее

AVANCE

Мебель для персонала

от 9 014 ₽

Подробнее

ESTETICA

Мебель для персонала

от 17 511 ₽

Подробнее

IMAGO-MOBILE

Мебель для персонала

от 25 599 ₽

Подробнее

LOFTIS

Мебель для персонала

от 15 909 ₽

Подробнее

PUBLIC COMFORT

Мебель для персонала

от 8 116 ₽

Подробнее

STYLE

Мебель для персонала

от 6 120 ₽

Подробнее

XTEN

Мебель для персонала

от 8 408 ₽

Подробнее

3 лайфхака, как выбрать лучшую офисную мебель и сэкономить
до 50% бюджета

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели

Офис — это своеобразная визитная карточка компании. Поэтому офисный интерьер должен быть солидным, респектабельным, функциональным и практичным. Но обязан ли он при этом быть дорогим? Вовсе нет: существует множество способов сэкономить при покупке офисной мебели.

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили подборку полезных документов. С её помощью можно не только сэкономить, но и обустроить красивый и уютный офис. И да, это бесплатно!

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели