1 апреля 2024

Организация рабочего места

1008

Время чтения: 15 минут

Как выбрать подходящий офис: условия, размеры и другие факторы

121

Время чтения: 15 минут

Сохранить статью:

Как выбрать офис? Не стоит арендовать первое попавшееся помещение только потому, что устроили цена, громкое имя бизнес-центра или хороший вид из панорамных окон. Есть масса нюансов, которые учитывают при выборе.

Какой подходит? Прежде чем осматривать офис, нужно убедиться, что он подходит коллективу по площади и месту расположения, соответствует вашему бизнесу и привлечет клиентов. Во время визуальной оценки помещения убедитесь, что вы сможете работать в нем с комфортом. И не забывайте про договор и арендную плату – в них не должно быть подводных камней.

Из этого материала вы узнаете:

Виды офиса
Требования к выбору офиса
Как выбрать офис под свой бюджет
Как выбрать внешний вид офиса
Как выбрать местоположение офиса
Как выбрать офис по площади и комфорту
Влияние отделки офиса на выбор
Дополнительные условия офиса
Как определить срок аренды офиса
Восемь советов по выбору офиса
Часто задаваемые вопросы о выборе офиса

Виды офиса

Офис – это место, в котором работают сотрудники организации, выполняющие свои корпоративные обязанности: ведут дела компании, работают с документами, проводят официальные встречи и т. д. Современные офисы – это удобные и функциональные пространства с возможностью трансформации под разные задачи. Просторные помещения с различными зонами для работы и отдыха, хорошей освещенностью, эргономичной мебелью, современным оборудованием и интересным дизайном.

виды офиса

Всего существует три вида планировки офисов: закрытая (кабинетная), открытая и смешанная. Все они предусматривают организацию рабочего места, служебного помещения, переговорной, кабинета начальника, приемной и входной группы. Основное отличие между ними состоит в распределении этих зон внутри офиса.

Рынок сдаваемых в аренду офисов предлагает широкий выбор свободных помещений. Тут возникает вопрос, как выбрать хороший офис. Сделать этот выбор в пользу всех подходящих вам условий не всегда является простой задачей. Давайте разбираться.

Требования к выбору офиса

Для того чтобы найти подходящий офис, необходимо определиться с требованиями и пожеланиями к нему. Составьте список, который должен содержать обязательные пункты:

стоимость аренды с учетом бюджета;
класс офиса;
месторасположение;
размеры помещения;
численность коллектива;
офис с ремонтом или без;
наличие дополнительных комнат (кухня, комната приема пищи, кладовая, технический узел);
предназначение вашего помещения (бэк-офис, фронт-офис или все вместе);
количество парковочных мест;
инфраструктура.

Перед тем как выбрать новый офис, желательно провести беседу с сотрудниками на тему требований к новому помещению. Они проводят здесь большую часть своего времени, их комфорт и удобство на новом месте играют важную роль и могут существенно повлиять на их работоспособность, продуктивность или желание оставаться в компании. Обсудив и удовлетворив мнения хотя бы частично, можно уменьшить риск потери персонала после переезда.

Читайте также

«Свет в офисе: нормы, типы и расположение»

Подробнее

Затем следует составить два списка, разбив требования на важные и желательные. К примеру, для вас:

Важно:
- недалеко от станции метро «Павелецкая»;
- максимум 20 мин. пешком до метро;
- не меньше пяти парковочных мест;
- индивидуальный туалет;
- не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
- электричество мощностью не ниже 20 кВт для серверной аппаратуры;
- наличие охраны.
Было бы неплохо:
- велопарковка;
- столовая в шаговой доступности;
- высотность в диапазоне третьего – седьмого этажей;
- современное здание с хорошей отделкой;
- наличие лифта;
- дополнительная комната для отдыха.

Спрогнозируйте количество работников, которое будет через год. Имейте в виду, что на человека в помещении требуется не менее 6 кв. м.

Как выбрать офис под свой бюджет

Полагаясь на мнение большинства профессиональных брокеров, молодой компании, только начинающей свой путь, тратить деньги на элитный офис в престижном районе просто не имеет смысла. Куда разумнее будет вложиться в развитие бизнеса.

как выбрать офис под свой бюджет

Экономия на офисе возможна, и правильные переговоры с арендодателем могут принести скидку 5–30 % от начальной стоимости. Важно грамотно подойти к этому процессу и уметь аргументировать свои требования.

Чтобы понять, как правильно выбрать офис, сэкономив на дополнительных издержках, важно помнить, что арендная стоимость не включает в себя сопутствующие расходы, такие как коммунальные платежи, уборка помещений, стоимость охраны и др. Не исключена ситуация, когда стоимость этих расходов может достигать уровня аренды самого офиса. Поэтому не забывайте об этом в погоне за выбором помещения подешевле.

Как выбрать внешний вид офиса

Все офисы подразделяются на классы:

Класс А – высшая категория в мире бизнес-центров. Их привлекательность заключается не только в престижном месторасположении в центре города и шаговой доступности станций метро, но и в продуманной инфраструктуре и современных технологиях. Передовые системы безопасности, удобный паркинг.
Класс В – это среднего качества офисные помещения, которые могут быть расположены как в центре города, так и на его окраинах. Обычно метро находится рядом с офисом, в противном случае сотрудников доставляют на корпоративных автобусах. Присутствует система безопасности и хорошая отделка.
Класс С – офисы в старых зданиях, которые ранее использовались для других целей, таких как НИИ или заводские конторы. Эти помещения часто имеют ограниченные удобства и инфраструктуру, а также могут быть удалены от центральных районов города. Представляют собой коридорно-кабинетную планировку. Но одним из основных преимуществ офисов класса C является низкая стоимость аренды.

Очень важный критерий выбора – внешний вид и состояние офиса. Они оказывают влияние на создание первого впечатления как у клиентов, так и у партнеров компании. Офис – это лицо компании, поэтому потрескавшаяся штукатурка, плохая освещенность и общее состояние помещения могут отразиться на репутации и имидже фирмы, в том числе и со стороны сотрудников. Конечно, при выборе помещения без ремонта можно сэкономить, но делать его все равно окажется необходимым.

Будет здорово, если вы договоритесь с арендодателем о предоставлении арендных каникул. Таким образом, собственник не расходует средства на ремонт, а вам достается приличное помещение.

На ранних стадиях бизнеса дорогостоящий ремонт и стильный интерьер не являются необходимостью. Аккуратного и чистого помещения с хорошим освещением будет достаточно. Но по мере развития компании инвестирование в «офис мечты» будет большим шагом вперед.

Как выбрать местоположение офиса

Этот ключевой параметр считался одним из главных при поиске нового офиса до пандемии. По статистике 30 % сотрудников отсеивались от компании при переезде.

На сегодняшний день очень популярна практика применения гибких рабочих мест, суть которой состоит в бронировании места в офисе через приложение. Таким образом, человек получает возможность частично работать в офисе по расписанию и удаленно из дома. Такой подход способствует повышению удовлетворенности сотрудников и, что интересно, повлиял на их решение уйти из фирмы до пандемии.

Читайте также

«Каким должен быть офис: нормативы и дизайн»

Подробнее

Важно понимание типа бизнеса, перед тем как правильно выбрать офис по месторасположению. Как правило, в центре города расположение стратегически важно для бутиков, ресторанов, сувенирных лавок, супермаркетов и других объектов, рассчитанных на туристов и гостей города. Аренда помещений в исторических районах и около достопримечательностей достаточно высокая, но за счет большого количества потенциальных клиентов арендаторы могут покрывать эти расходы.

В районах спального назначения спросом пользуются в основном продовольственные магазины, экорынки, парикмахерские, аптеки и другие помещения бытового характера, в потребности которых нуждаются местные обыватели.

как выбрать местоположение офиса

Помещения в зданиях на главных улицах, стрит-ритейлы жилых комплексов могут быть привлекательными для размещения подобного рода бизнеса, поскольку обладают удобным доступом для жильцов и могут обеспечить стабильный поток клиентов.

Как выбрать офис по площади и комфорту

Задаваясь вопросом, как выбрать офис по площади, первое, что нужно сделать, это ответить на вопрос, какое количество рабочих мест необходимо. Стоит принять во внимание тот факт, что количество сотрудников компании со временем может увеличиться, соответственно, возрастет нуждаемость в рабочих местах. Поэтому думать в данном случае нужно на перспективу, чтобы избежать переезда и дополнительных расходов.

Лучше сразу арендовать офис, принимая в расчет возможное расширение коллектива.

Каждый сотрудник офиса, как уже отмечалось, должен иметь свое пространство площадью 6 кв. м. Например, фирме со штатом в 50 сотрудников нужно иметь офис площадью 300 кв. м, а в зависимости от планировки она может увеличиться до 500 кв. м.

Требования, предъявляемые к офисным помещениям, регламентируются СанПиН. Так, на рабочее место одного человека приходится 6 кв. м, однако если рабочий день составляет не больше 4 часов за компьютером, то его можно сократить до 4,5 кв. м. Инвалиды-колясочники имеют право на не менее чем 7,65 кв. м. Минимум 2 метра должны быть проходы между столами, а расстояние между мониторами – не менее чем 1,2 м. Мебель и оборудование для офиса требуют отдельной площади.

Читайте также

«Нормы при организации рабочего места в офисе: на что обратить внимание»

Подробнее

Что касается температуры в офисе, то согласно СанПин это 23–25 °С в теплое время года и 22–24 °С в холодное с возможными отклонениями на 1 градус. Если температура возрастает больше 28 °С, то каждое повышение деления термометра сокращает рабочий день на один час. Также это работает и в обратную сторону при понижении температуры от 19 °С.

Ни в коем случае не рекомендуется экономить на площади и комфорте помещения. Это может привести к негативным последствиям как для сотрудников, так и для бизнеса в целом. Страдает микроклимат в команде, люди будут недовольны условиями труда, будут жаловаться в трудовую инспекцию. Власти выписывают штрафы, а это расходы по их уплате.

Влияние отделки офиса на выбор

Стоит ли приобретать уже готовое помещение или потратить время и деньги на его отделку? Перед тем как выбрать офис, этот вопрос нужно проработать заранее. При условии выбора второго варианта нужно рассчитать бюджет, который компания готова выделить для ремонта.

влияние отделки офиса на выбор

Реальность такова, что большинство выбирает полностью готовое помещение с отделкой, обходя дополнительные затраты на нее.

Выбирая офис, оцените качество отделки, определите, необходим ли ремонт и перепланировка, сколько для этого нужно средств. Понимая вышеописанное, вы можете договориться о предоставлении скидки или сроках арендных каникул.

Важно учитывать, что даже если офис сдается уже с ремонтом, арендатор имеет право рассчитывать на арендные каникулы.

Переезд и настройка рабочего пространства могут занять определенное время, особенно если требуется переустановка оборудования, настройка сетей, размещение мебели и другие организационные моменты. В случае если вы рассматриваете помещение без отделки, ознакомьтесь с планом помещения и оцените возможность реализации перепланировки.

Арендные каникулы согласовываются индивидуально и могут длиться до четырех месяцев при условии, что офис сдается без отделки, а клиенту необходимо сделать ремонт. Например, для медицинской клиники перепланировка помещений может потребовать некоторого времени, и арендные каникулы в три-четыре месяца могут быть оправданными для выполнения всех необходимых работ и получения разрешений и лицензий.

Читайте также

«Норма температуры в офисе: законодательные требования, ответственность работодателя»

Подробнее

Для хозяина помещения ремонт, выполненный силами арендатора, является позитивным и перспективным моментом. Зачастую по стоимости ремонт 1 кв. м приравнивается к 1 кв. м аренды офиса.

В договоре аренды следует предусмотреть пункты, которые бы запрещали арендодателю повышать арендную плату в течение определенного срока. Также важно установить условия, запрещающие арендодателю разрывать договор по его инициативе вскоре после ремонта. Печальных историй о разрыве договора аренды после выполненных работ достаточно, поэтому выбор лучше сделать в пользу готового помещения.

Дополнительные условия офиса

Наличие парковки

Очень важно определиться, перед тем как выбрать офис, с количеством машино-мест на парковке для компании. Даже при условии, что метро находится совсем недалеко от офиса, бывают руководители и персонал, которым жизненно важно иметь под боком личный автомобиль. Парковка имеет существенное значение, если офис находится в центре города, где нет городского паркинга.

наличие парковки

Инфраструктура

Инфраструктура в настоящее время не является первостепенным условием при выборе хорошего офиса, учитывая такую распространенную форму работы, как удаленка. Но все же арендаторы присматриваются к тому, какие кофейни и магазины есть неподалеку, а также фитнес-клубы и парковые зоны

Вывеска

Прекрасный способ привлечь внимание и сориентировать клиентов – это вывеска, выполненная в виде лайтбокса, из объемных букв с подсветкой, бегущей строки или же простой пластиковой таблички.

При выборе офиса необходимо уточнить у арендодателя все условия и требования к установке вывески, а также определить, кто будет нести ответственность за ее установку и содержание. Большой плюс владения собственным помещением, что подобного разрешения спрашивать не нужно. Но не все так просто, как казалось бы.

Читайте также

«Организация рабочего кабинета: обязательные условия и рекомендации»

Подробнее

В разных городах и регионах могут действовать различные правила и требования к установке вывесок. Поэтому необходимо заранее изучить местные нормативы и законы, чтобы избежать неприятных ситуаций в будущем.

Входная группа

Если офис предполагает прием гостей, нужно определиться с проходной. Как будет организовано посещение, какие документы потребуются, нужно ли оформлять пропуск или выписывать талон.

Здание

Прояснить, как правильно выбрать хороший офис, поможет адекватная оценка здания в плане его популярности и загруженности другими известными компаниями. Большие арендаторы отслеживают данные параметры, что дает уверенность в высоком стандарте качества подобных сооружений. Также преимуществом большого числа арендаторов в строении является отсутствие ремонтных работ. Это означает, что шума от вновь заезжаемых соседей будет гораздо меньше. Но если все-таки процесс ремонта уже идет и он вам мешает, то всегда можно обсудить этот вопрос с собственником.

Как определить срок аренды офиса

Как с квартирой, снять офис посуточно не получится. Хотя и существуют подобные форматы на примере смарт-офисов. Сроки аренды помещения зависят от его площади. Чем она больше, тем на больший срок они сдаются (год и более). Соответственно если площадь небольшая, то сроки отсчитываются на месяцы.

как определить срок аренды офиса

Компании, которая уже зарекомендовала себя на рынке, отлично подойдет вариант с долгосрочной арендой, в отличие от вновь образуемых. Для них идеальным сроком будет три – шесть месяцев.

Также есть хорошее предложение для организации стартапа – аренда коворкинга, где условия и цены более лояльны.

Следует отметить, что арендная ставка часто зависит от срока снимаемого офиса. Долгий срок подразумевает меньшую цену за 1 кв. м.

Восемь советов по выбору офиса

Подбирая офис и выезжая на просмотр, добирайтесь до него лучше на метро, чтобы проверить время, потраченное на дорогу, которое указано в объявлении.
Обратите внимание на исправность лифтов, общее состояние пожарных систем, вентиляции и инженерно-технических коммуникаций.
Надлежит прояснить ситуацию с арендодателем по вопросу организации коммунальных платежей. Бывает так, что владельцы помещений включают в стоимость аренды весь спектр коммунальных услуг и еще плюс к этому уйму дополнительных обязательств. Например, запрет на проведение интернета от другого провайдера, который может оказаться наиболее выгоден вам по условиям, или переплата за парковочные места, уборку, вывоз мусора и др.
Узнайте, сколько провайдеров находится в обслуживании бизнес-центра. Идеально, если их будет несколько.
Проработайте вопрос с доступом людей в офис и машин на территорию парковки. Встречаются ситуации, когда платить приходится за каждого вошедшего человека, не говоря уже про автомобили. Проанализируйте и все посчитайте, во что это вам выльется.
Обратите внимание на систему контроля доступа в офис. Она бывает (кроме варианта с размещением охраны на входе) нескольких видов. Взгляните, какой вид пропускной системы установлен в офисе:
- охрана;
- турникеты в парадной;
- карточный контроль доступа на этаже офиса;
- комбинированная (турникет + карта).
Для ряда компаний важной потребностью является открытый доступ, но при этом от контроля за посещением они не отказываются. Поэтому в таком случае будет уместна установка системы контроля доступа на выходе из лифтового холла или прямо на дверях в офис.
Требуют пристального внимания технические условия, от которых зависит работа вашего бизнеса. К примеру, для IT-компании нужно учитывать нагрузку на перекрытия здания, группу электроснабжения, вентиляцию для расположения оборудования.
Побеседуйте с разными арендаторами в бизнес-центре на тему практичности здания, корректности арендодателя, задайте все интересующие вас вопросы. Возможно, вы узнаете все плюсы и минусы, и это послужит решающим фактором в выборе офиса.

восемь советов по выбору офиса

Часто задаваемые вопросы о выборе офиса

Когда лучше отказаться от заключения договора, даже если офис вам очень понравился?

Следует призадуматься, если:

Выдвигаются несправедливые условия аренды. Например, индексация в размере 15 % в год.
У помещения есть обременения.
Вы знаете, что арендодатель имеет судебные тяжбы, ведущие к возможному банкротству.
Статус помещения или земельного участка, на котором оно находится, не соответствует административно-офисному назначению.

Как проверить надежность арендодателя?

В этом вам может помочь запрос к бесплатным государственным информационным ресурсам, где вы можете получить следующую информацию:

Сведения о государственной регистрации и текущем статусе организации.
Задолженность по уплате налогов, непредставление налоговой отчетности более года.
Сообщения юридических лиц о ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала и др.
Сведения о стадиях банкротства юридических лиц.

Как грамотно составить договор аренды офиса?

Составление договора аренды офисного помещения требует особой внимательности и аккуратности. В жизни достаточно примеров, когда неграмотно оформленный договор обошелся организациям колоссальными убытками и судебными волокитами. В связи с этим важно учесть все возможные риски и обязательства, чтобы защитить интересы компании в случае изменения обстоятельств.

Читайте также

«Планировка кабинета: особенности расстановки мебели»

Подробнее

Кроме этого, иногда особенно остро стоит вопрос честности некоторых арендодателей. Разница между заявленной собственником площадью под аренду и реальной всего лишь в 3 кв. м может привести к серьезным финансовым потерям. Поэтому стоит уделить внимание проверке документов помещения, таких как технический и кадастровый паспорта, особенно когда речь идет о долгосрочной аренде помещения.

Выбор офисного помещения – важный шаг для любого бизнеса и может оказаться не таким простым, как кажется на первый взгляд. Правильно выбрать офис помогут ответы на вопросы, какое количество сотрудников будет работать в офисе, где он будет находиться, какими характеристиками должен отличаться, сколько это будет стоить. Это поможет определиться заранее, что именно вам требуется.

Вам может понравиться

B-TONE

Кабинеты руководителя

от 134 798 ₽

Подробнее

DANTE

Кабинеты руководителя

от 213 401 ₽

Подробнее

DUCATI

Кабинеты руководителя

от 622 595 ₽

Подробнее

ERA

Кабинеты руководителя

от 138 359 ₽

Подробнее

LINE

Кабинеты руководителя

от 268 108 ₽

Подробнее

LIVERPOOL

Кабинеты руководителя

от 159 150 ₽

Подробнее

MORRIS

Кабинеты руководителя

от 31 414 ₽

Подробнее

ONIX WOOD DIRECT

Кабинеты руководителя

от 34 765 ₽

Подробнее

TIME.S

Кабинеты руководителя

от 58 274 ₽

Подробнее

YALTA

Кабинеты руководителя

от 17 486 ₽

Подробнее

ZENN

Кабинеты руководителя

от 28 180 ₽

Подробнее

ALTA

Мебель для персонала

от 17 906 ₽

Подробнее

ARREDO

Мебель для персонала

от 20 323 ₽

Подробнее

AVANCE

Мебель для персонала

от 9 014 ₽

Подробнее

ESTETICA

Мебель для персонала

от 17 511 ₽

Подробнее

IMAGO-MOBILE

Мебель для персонала

от 25 599 ₽

Подробнее

LOFTIS

Мебель для персонала

от 15 909 ₽

Подробнее

PUBLIC COMFORT

Мебель для персонала

от 8 116 ₽

Подробнее

STYLE

Мебель для персонала

от 6 120 ₽

Подробнее

XTEN

Мебель для персонала

от 8 408 ₽

Подробнее

3 лайфхака, как выбрать лучшую офисную мебель и сэкономить
до 50% бюджета

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели

Офис — это своеобразная визитная карточка компании. Поэтому офисный интерьер должен быть солидным, респектабельным, функциональным и практичным. Но обязан ли он при этом быть дорогим? Вовсе нет: существует множество способов сэкономить при покупке офисной мебели.

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили подборку полезных документов. С её помощью можно не только сэкономить, но и обустроить красивый и уютный офис. И да, это бесплатно!

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели