7 марта 2024

Кабинет руководителя

1085

Время чтения: 13 минут

Расписание руководителя: правила составления и методы планирования рабочего времени

176

Время чтения: 13 минут

Сохранить статью:

О чем речь? Расписание руководителя помогает организовать рабочий день, определить приоритетные задачи и эффективно использовать время для достижения поставленных целей. Основные приемы тайм-менеджмента – метод «Альпы», матрица Эйзенхауэра и АБВ-анализ.

На что обратить внимание? Руководитель должен оставить некоторую свободу в расписании для возможных непредвиденных обстоятельств. Рекомендуется предусмотреть резервное время в конце дня или включить подобные блоки до и после обеда.

Из этого материала вы узнаете:

Что такое тайм-менеджмент для руководителя
10 правил составления расписания руководителя
Методы планирования рабочего времени руководителя
Пример расписания дня руководителя
Основные ошибки в составлении расписания руководителя
Часто задаваемые вопросы о составлении расписания руководителя

Что такое тайм-менеджмент для руководителя

Происхождение концепции тайм-менеджмента можно обнаружить во многих частях мира, начиная от Европы и заканчивая Азией. В переводе с английского языка термин «тайм-менеджмент» имеет буквальное значение «управление временем». Он отражает способность индивида эффективно распределять свои ресурсы времени для выполнения в предусмотренные сроки.

что такое тайм-менеджмент для руководителя

Благодаря использованию тайм-менеджмента, каждый специалист получает возможность повысить свою производительность и достичь качественных результатов. Главная цель тайм-менеджмента для высшего руководства заключается в оптимизации индивидуального графика работы.

Руководитель должен придерживаться следующих правил для успешного выполнения своих обязанностей:

Мотивация. Для достижения успешных результатов в масштабных проектах или сложных задачах необходимо не только самому быть замотивированным, но и вдохновлять своих подчиненных. Коллективная мотивация играет важную роль в достижении поставленных целей.
Постановка целей. Опытный руководитель, обладающий навыками эффективного управления собственным расписанием, осознает, что важны как долгосрочные стратегические цели, так и краткосрочные задачи.
Умение планировать. Это является одним из главных принципов управления временем, включающим распределение и выполнение задач в соответствии с их приоритетностью. В то же время развитые навыки планирования предполагают готовность к изменениям, гибкость, применение новейших подходов в условиях перемен и тому подобное.
Обработка информации. Эффективное использование времени и умение работать с большим объемом информации – ключевые навыки, которыми должен обладать каждый руководитель.
Умение контролировать время и рационально его использовать. Ещё одним важным аспектом в сфере управления временем является необходимость менеджерам высшего и среднего звена умело распоряжаться не только рабочим, но и свободным временем.
Умение отдыхать. Не каждый лидер готов пожертвовать своим временем ради полноценного отдыха. Вместо этого руководители предпочитают безостановочно выполнять свои обязанности в области управления. Такой подход не только не улучшает бизнес, но и негативно влияет на производительность лидера, вызывая стресс. Это отрицательно сказывается на работе всей фирмы.

Читайте также

«Какой стул выбрать: требования, конструкция, материалы»

Подробнее

Невзирая на принадлежность фирмы к отдельной отрасли и специфике ее деятельности, каждый руководитель подчиняется общему набору правил, которые помогают им эффективно распределить ресурсы на протяжении рабочего дня.

10 правил составления расписания руководителя

Для эффективного планирования рабочего дня необходимо соблюдать ряд правил, которых придерживаются крупные руководители во всех странах мира. Основа тайм-менеджмента для расписания работы руководителя:

Просыпайтесь и работайте в одно и то же время, так как соблюдение биологических ритмов способствует успешному старту дня. Если вы постоянно меняете график сна и пробуждения, ваш организм быстрее истощается и устает.
Старайтесь вставать с кровати раньше, чтобы иметь достаточно времени на сборы.
Группируйте задачи, с которыми вы столкнулись, в зависимости от их характеристик. Например, их размера или срочности выполнения.
Создайте баланс между работой, домашними делами и отдыхом, чтобы снизить количество переключений внимания и достичь большей продуктивности.
Установите четкие сроки для выполнения задач команды. Это поможет избежать пустой траты времени и создаст мотивацию для всех участников.
Соблюдайте правило Парето, согласно которому лишь 20 % крупнейших задач определяют 80 % конечного результата. Сосредоточьтесь на наиболее значимых аспектах, вместо того чтобы работать на пределе весь день.
Не забывайте позволять себе перерывы во время рабочего дня. Отдых является неотъемлемой частью продуктивности, поскольку работа без передышки может привести к негативным последствиям.
Постарайтесь занять свободное время чем-то полезным и одновременно приятным: можно почитать книгу или сходить на прогулку.
Необходимо помнить о принципе делегирования обязанностей. Руководитель не обязан самостоятельно выполнять все запланированные задачи. Следует делегировать маленькие, рутинные и срочные дела, а также задачи, которые не требуют особых навыков для их выполнения.
В конце работы рекомендуется проверять полученные результаты и сравнивать их с ожидаемыми. Если есть ошибки, нужно работать над ними. Также следует планировать свои действия на следующий день.

Читайте также

«Нормы при организации рабочего места в офисе: на что обратить внимание»

Подробнее

Помимо рекомендаций исследователей, существует ряд подходов к организации времени, которые помогают структурировать день и повысить его эффективность. Существует свыше двадцати методов, но мы рассмотрим только те, которые были проверены на практике и признаны действенными.

Методы планирования рабочего времени руководителя

Множество людей знакомо с разными подходами к тайм-менеджменту. Однако в этой статье мы рассмотрим наиболее продуктивные из них. Они применимы к любому руководителю независимо от размеров компании, используемых технологий и числа подчиненных.

Метод «Альпы»

Существует эффективная стратегия, которая поможет разбить крупные задачи на мелкие, аналогичные пошаговому восхождению на гору. Эта методика состоит из пяти стадий планирования расписание руководителя на неделю:

Составление списка дел.
Оценка времени, нужного для выполнения каждой задачи.
Планирование распределения времени для каждого дела, в котором около 60 % занимают обязательные задания, а 40 % – свободное время.
Создание подробного плана по выполнению или делегированию важных задач с указанием времени, необходимого на каждом этапе.
Учет завершенных и незавершенных пунктов планирования.

Читайте также

«Какие диваны самые качественные: виды и критерии выбора»

Подробнее

Основной проблемой этого подхода является то, что не каждый человек обладает навыком точного предсказания времени выполнения задачи. В связи с этим настоятельно рекомендуется не составлять график с делами на полный рабочий день. Желательно оставлять 40 % времени для неожиданных ситуаций и внеплановых обстоятельств.

Матрица Эйзенхауэра

Известная эффективная стратегия, разработанная одним из наиболее продуктивных и активных президентов Соединенных Штатов Америки – Дуайтом Эйзенхауэром. Его предложение заключается в создании структурированной схемы, согласно которой все дела должны быть размещены в таблицу, состоящую из четырех групп:

Важные и срочные. Выполнение этих задач – неотъемлемая составляющая успешной карьеры. Они требуют особого внимания и являются определяющими факторами для достижения успеха. К ним можно отнести приобретение билетов на важную командировку, заключение контрактов с крупными заказчиками или выполнение срочного приказа.
Важные и несрочные. Эти задачи следует расставить в приоритетном порядке. Сюда необходимо выписать задания, которые не требуют срочного выполнения, но от них зависит продуктивность каждого работника. Например, встречи с новыми сотрудниками, проверка ремонта в офисе, изучение иностранного языка и прочее.
Неважные и срочные. Здесь в первую очередь рассматриваются те задачи, которые не являются критическими по значимости, но требуют немедленного выполнения. Они подразумевают делегирование и могут быть распределены между подчиненными или помощниками с целью освободить время для выполнения собственных обязанностей. Например, заказ канцелярских товаров, отправка приглашений партнерам или вызов специалиста для ремонта принтера.
Неважные и несрочные. Их следует удалить. К этим задачам относятся дела, которые не приносят никакой пользы фирме и ее профессиональным делам. Например, личные разговоры и встречи в рабочее время, времяпрепровождение в социальных сетях.

Использование матрицы для определения приоритетов дает возможность сосредоточиться на важном и избегать отвлечения на ненужные вещи. Систематизация всех дел в одном месте позволяет следовать заданным условиям и порядку выполнения для каждой категории в матрице, исключая возможность что-то забыть. Таким образом, ничто не затеряется в повседневных делах.

ABC- или АБВ-анализ

Матрица Эйзенхауэра в сочетании с принципом Парето и образовывают данную методику. Здесь выделяются три основные группы:

Приоритетные задачи, наиболее значимые для компании и ответственные за 65 % выполнения поставленных целей.
Важные задачи, оказывающие примерно 20 % влияния на общий список задач. Часть из этой группы может быть поручена сотрудникам.
Несрочные, неважные дела, составляющие не более 15 % важности.

Составьте список дел, распределите их по степени важности и отметьте с помощью букв А, В и С.

абв-анализ

Пример расписания дня руководителя

Далее представлен пример расписания рабочего дня руководителя по матрице Эйзенхауэра.

А:

8:00–8:30. Планерка.

8:50–9:30. Прочесть почту e-mail.

9:40–10:20. Покупка билетов в командировку.

13:30–14:30. Обеденный перерыв.

16:00–17:00. Встреча с партнерами.

В:

10:30–11:20. Участие в вебинаре.

11:30–12:00. Знакомство с новыми участниками команды.

12:20–12:40. Разговор с партнерами.

С:

13:00–13:30. Покупка нового стола в рабочий кабинет.

14:40–15:00. Оценить изменения в работе сайта.

Просмотр сериалов.

Читайте также

«Как выбрать удобное кресло для чтения и работы»

Подробнее

Вы познакомились с примером расписания руководителя с помощью матрицы по методу Эйзенхауэра, но это не значит, что нужно придерживаться только ее. Вы можете выбрать другую систему управления временем. Отображайте выполненные задачи с помощью текстовых выделителей, галочек или прочих символов – используйте то, что вам удобно. Задачи из категории A обязаны быть завершены. Время между делами – это подушка безопасности, предназначенная для возможных трудностей.

Основные ошибки в составлении расписания руководителя

Эффективное планирование рабочего расписания руководителя высшего уровня и менеджеров среднего звена является ключевым фактором в достижении всех поставленных целей и обеспечении качественных результатов.

Важнейшим аспектом в процессе планирования является правильное определение приоритетов. Менеджеры единогласно соглашаются с тем, что в первую очередь необходимо решать задачи, требующие немедленного внимания. Это и является приоритетными делами. К ним можно отнести заранее запланированные мероприятия или встречи, проходящие в определенный день в конкретное время.

основные ошибки в составлении расписания руководителя

Безответственность в планировании расписания – характерная ошибка множества менеджеров. Это отношение ведет к некорректному распределению времени и его недостатку в конечном итоге. Следствием такого расписания становятся проблемы в управлении бизнес-процессами, путаница в общей картине и сотни вопросов. Использование планирования без установления приоритетов невозможно вести в грамотном ключе.

Другая нестандартная проблема – это отсутствие эффективной коммуникации между работниками. Вся передаваемая информация должна быть зафиксирована (лучше всего в электронном формате). Это позволит сэкономить время и не потерять данные, сохранив их на определенном носителе.

Читайте также

«Норма температуры в офисе: законодательные требования, ответственность работодателя»

Подробнее

Планирование имеет неразрывную связь с делегированием задач. Руководство высшего звена, несмотря на свой высокий статус, не в состоянии взять на себя все задачи, поскольку это чисто физически невозможно. Стресс, возникающий на основе завала дел, снижает производительность как генерального директора, так и его подчиненных, а также компании в общем. Следовательно, отдых имеет такое же значение, как и работа.

Мотивация играет важную роль в успешном управлении временем. Чем выше уровень мотивации, тем лучших результатов можно достичь. Руководство стремится улучшить финансовые показатели компании, а сотрудники преследуют цель удовлетворения своих денежных потребностей, достигая стратегических и краткосрочных целей.

Часто задаваемые вопросы о составлении расписания руководителя

Какие инструменты следует применять для составления расписания руководителя?

Систематизировать свое рабочее время можно с помощью блокнотов-организаторов, специально предназначенных для планирования. Кроме того, можно воспользоваться приложениями, такими как todoist, trello, microsoft to-do, mylifeorganized, а также планировщиками задач. В интернете есть удобные календари от компаний Google и Yandex. Рекомендуется найти конкретно подходящий для вас вариант и ежедневно заполнять расписание.

Как вести расписание руководителя, если оно перегружено?

Лидер может эффективно управлять огромным объемом работы, оптимизируя свое расписание, делегируя задачи своим подчиненным и определяя пределы своего времени. Более того, осознание важности отдыха и возобновления энергии также играет ключевую роль в успехе.

Как узнать эффективность расписания руководителя на день?

Лидер способен оценить эффективность личного расписания, анализируя достигнутые результаты, степень продуктивности и уровень решенных задач. Обладая способностью видеть детальную картину, он может вносить соответствующие изменения в свое расписание и методы работы с целью повышения эффективности.

как узнать эффективность расписания руководителя на день

Правильное составление графика и поддержание его руководителем играют важную роль в достижении высокой производительности, оптимальном использовании времени и эффективном управлении задачами. Верный график помогает обеспечить организованность, концентрацию и результативность в работе руководителя, что в итоге ведет к личному и организационному успеху.

Вам может понравиться

B-TONE

Кабинеты руководителя

от 134 798 ₽

Подробнее

DANTE

Кабинеты руководителя

от 213 401 ₽

Подробнее

DUCATI

Кабинеты руководителя

от 622 595 ₽

Подробнее

ERA

Кабинеты руководителя

от 138 359 ₽

Подробнее

LINE

Кабинеты руководителя

от 268 108 ₽

Подробнее

LIVERPOOL

Кабинеты руководителя

от 159 150 ₽

Подробнее

MORRIS

Кабинеты руководителя

от 31 414 ₽

Подробнее

ONIX WOOD DIRECT

Кабинеты руководителя

от 34 765 ₽

Подробнее

TIME.S

Кабинеты руководителя

от 58 274 ₽

Подробнее

YALTA

Кабинеты руководителя

от 17 486 ₽

Подробнее

ZENN

Кабинеты руководителя

от 28 180 ₽

Подробнее

ALTA

Мебель для персонала

от 17 906 ₽

Подробнее

ARREDO

Мебель для персонала

от 20 323 ₽

Подробнее

AVANCE

Мебель для персонала

от 9 014 ₽

Подробнее

ESTETICA

Мебель для персонала

от 17 511 ₽

Подробнее

IMAGO-MOBILE

Мебель для персонала

от 25 599 ₽

Подробнее

LOFTIS

Мебель для персонала

от 15 909 ₽

Подробнее

PUBLIC COMFORT

Мебель для персонала

от 8 116 ₽

Подробнее

STYLE

Мебель для персонала

от 6 120 ₽

Подробнее

XTEN

Мебель для персонала

от 8 408 ₽

Подробнее

3 лайфхака, как выбрать лучшую офисную мебель и сэкономить
до 50% бюджета

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели

Офис — это своеобразная визитная карточка компании. Поэтому офисный интерьер должен быть солидным, респектабельным, функциональным и практичным. Но обязан ли он при этом быть дорогим? Вовсе нет: существует множество способов сэкономить при покупке офисной мебели.

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили подборку полезных документов. С её помощью можно не только сэкономить, но и обустроить красивый и уютный офис. И да, это бесплатно!

Мариана Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели