12 июля 2024

Организация рабочего места

768

Время чтения: 14 минут

Проведение деловых совещаний: от планирования до подведения итогов

592

Время чтения: 14 минут

Сохранить статью:

Как организовать? На проведение деловых совещаний влияет предварительное планирование. Основные принципы успешного собрания – четкая постановка целей, подготовка участников и разработка повестки дня. Заранее продумывают ключевые вопросы для обсуждения и участников, чьё присутствие обязательно, чтобы избежать ненужных отвлечений и сконцентрироваться на главном.

Что еще учесть? Чтобы участникам совещания было максимально удобно, важно грамотно организовать пространство. Правильно подобранная мебель, освещение и оборудование позволят работать эффективно и комфортно.

Из этого материала вы узнаете:

Деловое совещание как форма коммуникации
Задачи и цели деловых совещаний
Классификация деловых совещаний
Принципы эффективных совещаний
Подготовка к проведению делового совещания
Этапы проведения деловых совещаний
Когда совещание лучше не проводить
Переговорная комната для деловых совещаний
Расположение переговорных комнат
Проектирование переговорной
Мебель для проведения деловых совещаний
Техническое оснащение переговорной в офисе
Как сделать пространство комфортным
Культура проведения деловых совещаний
Часто задаваемые вопросы о проведении деловых совещаний

Деловое совещание как форма коммуникации

В современной бизнес-среде переговоры являются неотъемлемой частью, а деловые встречи предоставляют руководителям возможность передать ключевые цели и задачи компании всем её подразделениям. Это и время сбора обратной связи, которая используется для корректировки стратегических планов. Деловые совещания – инструмент управления бизнес-процессами, требующими регулярной оценки их эффективности и анализа результатов.

Важно различать коммерческое общение от неформального, так как первое имеет конкретные цели и следует определённым правилам поведения, в то время как последнее может быть свободным от каких-либо обязательств и формальностей.

В мире бизнеса, где коммуникация играет ключевую роль, существует множество форм общения. Основные из них:

Деловые беседы. Это обмен информацией по вопросам бизнеса. Он может быть как прямым, так и через средства связи, такие как интернет, телефон. Этот вид коммуникации часто служит предшественником переговоров или совещаний.
Собрания. Это более широкая платформа для обсуждения стратегических вопросов, в которое обычно вовлекаются руководители различных подразделений компании.
Переговоры. Они нацелены на достижение конкретных целей: обсуждение ключевых вопросов, заключение договоров, подписание важных для сторон документов и др.
Дискуссии. Открытое обсуждение проблем компании, где основным инструментом является мозговой штурм, способствующий появлению нестандартных решений.

Существуют и другие формы деловой коммуникации, такие как деловые собеседования, споры, переписки, презентации и конференции, каждая из них уникальна, но все они подчиняются общим правилам бизнес-этики.

деловое совещание как форма коммуникации

Задачи и цели деловых совещаний

Деловые совещания – фундаментальный инструмент в арсенале корпоративного управления, необходимый для формирования решений по актуальным задачам и проблемам. Они служат платформой для обмена идеями между сотрудниками и руководством, что способствует глубокому пониманию текущего положения дел в фирме, выявлению её потенциала, слабостей.

Совещания играют важную роль в адаптации новых членов команды, знакомя их с корпоративной культурой и стандартами.

Читайте также

«Основные зоны в офисе и их оформление»

Подробнее

Основные цели и задачи проведения деловых совещаний:

Поддержание и развитие политики компании: это включает в себя распространение информации о корпоративных целях и стратегиях среди всех сотрудников.
Синхронизация действий подразделений. Стремление к единой стратегической цели требует координации усилий всех отделов.
Определение и оценка задач: это включает в себя как выявление новых заданий, так и анализ эффективности уже выполненных проектов.
Решение текущих вопросов. Эти мероприятия предоставляют возможность оперативного решения возникающих проблем.

Темы, обсуждаемые на совещаниях, могут быть разными и зависят от текущих потребностей компании. В России принято еженедельно проводить оперативные летучки, где руководители докладывают о результатах прошедшей недели и планируют предстоящие задачи. Непредвиденные совещания могут быть вызваны изменениями во внешней среде, требующими быстрого реагирования и принятия решений.

Классификация деловых совещаний

Деловые встречи отличаются разнообразием форматов, тем и составом участников. Вот основные категории таких мероприятий:

По специфике сферы: административные встречи для обсуждения текущих проблем, научные мероприятия (конференции и семинары) для рассмотрения важных вопросов в конкретной сфере, политические съезды членов определённых политических групп, а также коммуникации, объединяющие несколько направлений.
По размеру и числу участников: международные совещания с участием иностранных экспертов, национальные, региональные и городские собрания.
По местоположению: проводимые вне офиса, и те, что организуются на месте.
По частоте проведения: регулярные и постоянные собрания.

классификация деловых совещаний

Совещания могут быть классифицированы на проблемные, оперативные, инструктивные:

Проблемные нацелены на быстрое нахождение решений сложных задач.
Оперативные (или диспетчерские) собирают информацию о текущем состоянии дел в компании, которая затем анализируется руководством. Отличительной чертой является их регулярность и постоянный состав участников, а также возможное отсутствие заранее определённой повестки дня.
Инструктивные работают в обратном порядке по сравнению с оперативными: информация от руководства передаётся подчинённым и по иерархии до исполнителей. Это может включать новые указания и правила, влияющие на работу организации, а также сроки выполнения задач.

Принципы эффективных совещаний

В процессе подготовки и проведения деловых совещаний ключевое внимание уделяется трем основным аспектам:

Цель: Эффективность совещания определяется решением заранее поставленных задач, включая разработку конкретного плана действий, распределение обязанностей.
Межличностные отношения: Стремление к совместной работе и поддержание командного духа являются важными факторами успешного взаимодействия. Если после достижения цели участники испытывают конфликты или недовольство, это может считаться признаком неудачного проведения деловых совещаний, переговоров.
Использование ресурсов: Оптимальное расходование времени и материальных фондов, таких как аренда помещений и услуги модераторов, также влияет на результативность контакта. Даже если цели достигнуты и конфликты разрешены, чрезмерные затраты могут омрачить итоги организации и проведения деловых совещаний.

Подготовка к проведению делового совещания

Эффективное проведение мероприятий начинается с тщательной подготовки, которая включает следующие шаги:

Определение цели совещания

Четкое понимание желаемого исхода является фундаментом успешного совещания. Использование SMART-критериев может значительно улучшить процесс формулирования целей.

Выбор участников

Необходимо тщательно продумать, кто будет присутствовать на совещании. Важно приглашать только тех, чье участие необходимо для принятия решений, избегая лишних слушателей.

выбор участников

Составление повестки дня

Планирование включает в себя определение участников, времени, места проведения, целей совещания, порядка обсуждения вопросов и ожидаемых результатов. Также важно уточнить роли каждого присутствующего.

Подготовка айсбрейкера

Это активность, направленная на создание дружественной атмосферы и способствующая коммуникации между участниками, особенно если они не знакомы друг с другом.

Методы активизации

Чтобы избежать скуки и потери внимания, следует чередовать различные виды деятельности. На длительных встречах рекомендуется использовать интерактивные элементы, такие как опросы в Mentimeter, открытые вопросы и задания, требующие ответа в чате или вслух.

Читайте также

«Как должно быть организовано рабочее место в кабинете»

Подробнее

Если совещание занимает более двух часов, полезно включить физические упражнения, от простых пальчиковых до занятий с отключенной камерой, чтобы участники могли размяться.

Правила

Ограничения необходимы для поддержания порядка во время совещания. Модератор, обычно являющийся ведущим и организатором, следит за их соблюдением. Основываясь на опыте предыдущих встреч, следует установить базовые правила, включая:

ограничение времени выступления до трех минут;
предотвращение отклонения от темы;
запрет на одновременные высказывания;
уважение к слову спикера;
конструктивную критику;
результативность совещания.

Заблаговременное приглашение участников

Необходимо уведомить приглашенных о времени и месте совещания минимум за два рабочих дня, предоставив им повестку.

Итоговый материал

Важно создать документ для фиксации результатов и включить ссылку на него в повестку дня, чтобы участники могли вносить замечания и предложения.

Этапы проведения деловых совещаний

Распределение ролей

В новом подходе к проведению деловых совещаний руководитель активно участвует в дискуссии, но не контролирует её ход. Его задача – замечать нюансы, внимательно слушать команду, быть готовым к принятию решений и предоставлению обратной связи.

Читайте также

«Удержание персонала: как управлять текучестью кадров»

Подробнее

Для управления процессом приглашаются внешние модераторы, которые обеспечивают соблюдение повестки дня и поддержание конструктивного диалога, позволяя участникам сосредоточиться на решении задач.

Старт совещания

Оглашается цель и повестка, которые будут направлять обсуждение. Все решения фиксируются в протоколе, который затем распространяется среди участников по электронной почте. Правила и регламенты, установленные в начале встречи, должны быть наглядно представлены, например, на флипчарте, чтобы информация была всегда на виду.

Важно определить продолжительность совещания, порядок выступлений и правила взаимодействия участников.

Основное время совещания

Применение методов фасилитации, таких как мировое кафе, мозговой штурм и scrum-методы, оказывается полезным для организации и проведения деловых совещаний. Эти подходы способствуют коллективной работе над задачами, укрепляют чувство единства и подчеркивают значимость любого сотрудника в компании.

Важно обеспечить возможность каждому участнику выразиться, при этом руководство должно быть открыто к предложениям и идеям команды.

Использование таких методов, как 5-пальцевый консенсус, помогает учитывать мнения всех. Те, кто показывает менее четырёх пальцев, могут высказать альтернативное видение, выразить сомнения, аргументированно обсуждая проблему.

На совещаниях следует избегать публичных выговоров, сосредотачиваясь на выявлении и решении задач. Личные вопросы с сотрудниками рекомендуется обсуждать индивидуально.

Читайте также

«Место офисного работника и правила его размещения»

Подробнее

Продуктивное совещание включает в себя:

Определение проблемы.
Генерацию идей.
Выбор окончательного решения.
Назначение ответственных и сроков выполнения.

Закрытие повестки дня следует осуществлять по следующей схеме:

Задача.
Ответственный.
Срок выполнения.
Формат отчётности.

Окончание и итоги

По завершении деловых совещаний цели устанавливаются, задачи распределяются с учетом ближайших сроков и форм отчетности. Эти детали фиксируют в протоколе, который составляется на протяжении всего мероприятия. После окончания собрания итоги повторно оглашаются с акцентом на повестке дня и решениях, которые приняты. Затем протокол, где четко указаны все оговоренные пункты, в электронном формате направляется всем участникам.

Когда совещание лучше не проводить

В контексте организации и проведения деловых совещаний существует поговорка, подчеркивающая, что идеальное собрание – это отсутствующее собрание. Но если цели достигнуты без его осуществления, такая шутка обретает глубокий смысл.

Читайте также

«Виды офисных помещений и их особенности»

Подробнее

При подготовке и проведении деловых совещаний следует избегать рабочих встреч, если:

Отсутствует чёткая цель. Необходимо сначала определить ее, а затем приглашать коллег.
Существует более эффективный способ передачи информации. К примеру, если команда привыкла отслеживать статусы задач через таск-менеджер, нет необходимости устраивать совещание по этому поводу.
Решение уже принято. Вместо имитации поиска выхода из ситуации лучше организовать совещание для разработки плана действий или же просто сообщить о сделанном выводе обычным способом.
Участники не обладают нужной квалификацией или полномочиями. Например, если рассмотреть проблему должны были руководители отделов, но поручили это своим подчинённым, лучше отложить совещание до момента, когда смогут присутствовать лица, принимающие решения.
Существует конфликт между участниками. Целесообразнее провести предварительные встречи с каждой из сторон, чтобы понять их позиции и найти пути сближения, прежде чем собирать их вместе.
Письменная коммуникация предпочтительнее личной встречи. Если участники слишком заняты и невозможно найти общее время для совещания, а организация требует больше времени, чем мероприятие, стоит рассмотреть альтернативные способы контакта.

Переговорная комната для деловых совещаний

Эти площадки являются ключевым элементом проведения деловых совещаний и решения рабочих задач в коллективе, включая командные обсуждения и краткие синхронизации. Они идеально подходят и для осуществления переговоров с партнёрами и подрядчиками.

Организация и проведение деловых совещаний не всегда требует физического присутствия всех участников в одном помещении, особенно учитывая современные тенденции удалённой работы, что приводит к увеличению количества гибридных конференций.

Важно избегать путаницы между переговорными и другими видами рабочих пространств. Например, использование первых для индивидуальной работы или обучения в течение всего дня может быть неэффективным.

В таких случаях целесообразно установить правила бронирования или создать альтернативные пространства для различных нужд. Использовать можно акустические кабины для срочных звонков, учебные классы для тренингов и стратегических сессий, а коворкинги – для сотрудников, которым не требуется постоянное рабочее место.

Расположение переговорных комнат

Расположение переговорных комнат определяется на этапе подготовки и проведения деловых совещаний и зависит от архитектурного плана. В новостройках эти зоны часто заложены в проекте, в уже существующих офисах может возникнуть необходимость перепланировки для их создания.

В отличие от стандартных рабочих мест – для них есть норма в 4,5 м² на человека, переговорные комнаты этими правилами не ограничены. Это позволяет создавать микропереговорные для видеоконференций площадью всего 2 кв. м.

расположение переговорных комнат

Часто проведение деловых совещаний, собраний организуется в помещениях без окон внутри здания. Это способствует сохранению рабочих мест с естественным светом для постоянной работы специалистов.

Переговорные же используются лишь на короткие промежутки времени, и наличие окон в них не является обязательным. Но если позволяет площадь, эти площадки могут быть расположены в светлых помещениях с окнами. Это может требовать дополнительных мер, таких как установка кондиционера и штор для предотвращения перегрева и бликов на экранах.

Читайте также

«Офисный труд: плюсы и минусы, способы сделать его комфортнее»

Подробнее

При организации и проведении деловых совещаний важно расположение переговорных комнат относительно рабочих мест, чтобы избежать шумового дискомфорта. Помещения для VIP-контактов высшего руководства следует размещать с учетом необходимости звуконепроницаемости и удаленности от общих зон труда.

Проектирование переговорной

Эффективная подготовка и проведение деловых совещаний начинается с тщательного оформления переговорной комнаты, учитывающего ряд ключевых аспектов:

Освещение играет критическую роль, обеспечивая яркость и четкость визуального восприятия.
Создание комфортной атмосферы требует внедрения эффективной системы вентиляции, которая поддерживает оптимальный микроклимат.
Для сохранения приватности обсуждений и минимизации внешних помех необходима качественная звукоизоляция в переговорной.
Комфорт и функциональность офисной мебели обеспечивают удобство для участников встреч.
Наличие современного технического оснащения, включая проектор, экраны, аудио- и видеоаппаратуру, а также доступ в интернет, является обязательным для организации и проведения деловых совещаний и переговоров.

Мебель для проведения деловых совещаний

Ключевым аспектом их устройства является грамотное оснащение переговорной комнаты мебелью, которая соответствует функциональным требованиям и стилистике помещения. Вот элементы обстановки, которые необходимо учитывать:

Столы. Они должны соответствовать размеру группы и обеспечивать достаточно места для размещения всего необходимого оборудования.
Кресла. Нужно выбирать модели, которые создадут комфорт во время длительных сидений и гармонично впишутся в дизайн переговорной.
Техническое оснащение. Важно предусмотреть возможность демонстрации материалов, что требует наличия большого экрана, доступного для восприятия каждым участником.
Декор. Фотографии и картины могут добавить уникальности и создать привлекательный визуальный контекст.

Техническое оснащение переговорной в офисе

Для подготовки и проведения деловых совещаний необходимо обеспечить переговорную комнату комплексом технических средств, включающим:

Проектор и экран. Эти устройства необходимы для демонстрации презентаций и проведения видеоконференций.
Акустическая система. Качественный звук является ключевым для успешного контакта.
Камера и микрофон. Обеспечивают возможность ведения видеосвязи и аудиозаписи.
Персональный компьютер с монитором. Необходим для работы с документами и управления презентациями.
Сканер и принтер. Позволяют работать с бумажными и электронными документами.
Интернет. Высокоскоростное подключение к Сети обеспечивает бесперебойную связь.
Программное обеспечение для управления контентом. Нужно для организации материалов совещания.
Видеотрансляция. Позволяет проводить онлайн-совещания с удаленными участниками.
Защита информации. Гарантирует конфиденциальность обсуждаемых вопросов.

Как сделать пространство комфортным

Оформление переговорной комнаты играет важную роль в проведении деловых совещаний. Вот рекомендации для создания функционального и стильного пространства:

Цветовая гамма. Используйте спокойные оттенки для стен и пола, чтобы обеспечить концентрацию на обсуждаемых темах.
Освещение. Современные светодиодные и флуоресцентные светильники помогут создать яркое и равномерное восприятие информации.
Мебель. Подберите мягкую и удобную обстановку, соответствующую размерам комнаты, для комфортного проведения переговоров.
Декор. Элементы оформления, такие как картины, фотографии и растения, добавят уникальности и улучшат атмосферу.
Зелень. Живые растения придадут помещению уют.
Техника. Расположите необходимые для эффективной работы устройства, такие как компьютеры, принтеры и проекторы, в доступных местах.
Зона отдыха. Оборудуйте место для этого с комфортной мебелью, чтобы участники могли расслабиться между встречами.

Культура проведения деловых совещаний

Для эффективного осуществления контактов важно установить четкие правила использования переговорных комнат. Вот основные принципы:

Выбор. Определите подходящее пространство для встречи – маленькие комнаты для индивидуальных встреч, большие – для групповых обсуждений и совещаний.
Бронирование. Отменяйте заказ, если планы изменились и встреча не состоится.
Порядок. После использования оставляйте маркерную доску чистой и выключайте свет.
Обеды. Организуйте деловые застолья в специально отведенных для этого местах, например, на кухне.
Оборудование. Не уносите канцелярские товары и технику из переговорной.
Ответственность. Будьте аккуратны с оборудованием и сообщайте о любых поломках или неисправностях.

Часто задаваемые вопросы о проведении деловых совещаний

Какое количество переговорных комнат оптимально для офиса?

Это определяется исходя из его размера, численности сотрудников и характера их работы. В некоторых случаях достаточно общего пространства в кабинете для решения рабочих вопросов, если это не мешает остальным. При необходимости нескольких переговорных важен анализ типов встреч – это поможет определить их количество и организацию пространства.

Как можно гарантировать конфиденциальность в комнате для контактов?

Приватность переговорной достигается за счёт:

Шумоизоляции стен для уменьшения шума.
Звукоизолирующих дверей и окон.
Размещения в защищенном месте или на верхнем этаже с контролируемым доступом через электронные пропуска.

Каковы должны быть размеры комнаты для совещаний, чтобы она была функциональной?

Объем площадки зависит от планируемых мероприятий. Для рабочих совещаний подойдёт небольшая комната, а для крупных нужно просторное помещение. Рекомендуется выбирать комнату прямоугольной формы с минимальными размерами: ширина – 5 м, длина – 7-9 м, высота – не менее 2,7 м, чтобы избежать стесненности даже при немалом количестве людей.

Читайте также

«Комфортный офис для эффективной работы»

Подробнее

Эффективность проведения деловых совещаний напрямую зависит от тщательной подготовки и организации. Основополагающими являются четкое определение целей встречи, разработка обдуманной повестки дня и контроль продуктивности взаимодействия между участниками. Применение передовых технологий способно существенно повысить качество коммуникации и способствовать достижению желаемых итогов.

Адекватная организация и проведение деловых совещаний включает в себя грамотное распределение пространства и выбор удобной мебели, что делает процесс более комфортным. Вне зависимости от того, проходит ли встреча лично или в формате видеоконференции, важнейшие составляющие успеха – ясность поставленных задач, структурированность обсуждения и продуктивный подход к решению проблем.

Следуя этим принципам, можно обеспечить высокую эффективность проведения деловых совещаний и переговоров, а также оказать положительное воздействие на прогресс бизнеса.

Вам может понравиться

B-TONE

Кабинеты руководителя

от 148 615 ₽

Подробнее

DANTE

Кабинеты руководителя

от 246 479 ₽

Подробнее

DUCATI

Кабинеты руководителя

от 629 751 ₽

Подробнее

ERA

Кабинеты руководителя

от 253 070 ₽

Подробнее

LINE

Кабинеты руководителя

от 291 865 ₽

Подробнее

LIVERPOOL

Кабинеты руководителя

от 175 065 ₽

Подробнее

MORRIS

Кабинеты руководителя

от 32 913 ₽

Подробнее

ONIX WOOD DIRECT

Кабинеты руководителя

от 36 554 ₽

Подробнее

TIME.S

Кабинеты руководителя

от 67 305 ₽

Подробнее

YALTA

Кабинеты руководителя

от 18 362 ₽

Подробнее

ZENN

Кабинеты руководителя

от 29 530 ₽

Подробнее

ALTA

Мебель для персонала

от 18 244 ₽

Подробнее

ARREDO

Мебель для персонала

от 20 323 ₽

Подробнее

AVANCE

Мебель для персонала

от 9 014 ₽

Подробнее

ESTETICA

Мебель для персонала

от 16 487 ₽

Подробнее

IMAGO-MOBILE

Мебель для персонала

от 26 565 ₽

Подробнее

LOFTIS

Мебель для персонала

от 16 508 ₽

Подробнее

STYLE

Мебель для персонала

от 6 427 ₽

Подробнее

XTEN

Мебель для персонала

от 8 725 ₽

Подробнее

Мебель для персонала PUBLIC COMFORT

Мебель для персонала

от 0 ₽

Подробнее

5 шагов в организации эффективного офиса и ещё 2 полезных документа

Марианна Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели

Офис — это своеобразная визитная карточка компании. Поэтому офисный интерьер должен быть солидным, респектабельным, функциональным и практичным. Но обязан ли он при этом быть дорогим? Вовсе нет: существует множество способов сэкономить при покупке офисной мебели.

Чтобы помочь вам разобраться, мы подготовили подборку полезных документов. С её помощью можно не только сэкономить, но и обустроить красивый и уютный офис. И да, это бесплатно!

Марианна Бачурина

Дизайнер-проектировщик офисных пространств, ведущий специалист в сфере закупок офисной мебели